Ähnlich wie eine Musikdatei ist auch jedes digitale Dokument im Unternehmen unendlich oft verlustfrei reproduzierbar. Das macht unsere tägliche Arbeit oft flexibler. Doch ohne klare Regeln ist dadurch Missbrauch Tür und Tor geöffnet.

Das Kürzel cc („carbon copy“) im Header einer E-Mail geht auf eine Zeit zurück, als beim Schreiben mit einem harten Kugelschreiber oder der Schreibmaschine Kopien dadurch erstellt wurden, dass mehrere Papierseiten mit jeweils einem Kohlepapier („carbon“: engl. für „Kohle“) dazwischen „durchgedrückt“ wurden. Wer selbst einmal ausprobiert hat, auf diese Weise Vervielfältigungen zu erstellen, der weiß, dass dieser Methode physikalische Grenzen gesetzt sind. Spätestens auf dem vierten Durchschlag ist kaum noch etwas zu erkennen.

E-Mails und Messenger-Nachrichten haben diese Grenzen abgebaut, was im Berufsalltag nicht in jedem Fall förderlich ist. Denn: Gerade in Unternehmen mit großen Teams oder mit strengen Hierarchien herrscht oft die Auffassung vor, dass niemand uninformiert bleiben oder gar übergangen werden sollte. Die Folge sind häufig Nachrichten mit unzähligen Empfängern in „carbon copy“. Das ist in Ordnung, wenn es um die Geburtstagsspende für einen Kollegen oder um die Verbreitung eines wichtigen Messetermins geht.

Risiko per Mausklick

Allerdings hantieren viele von uns immer wieder auch mit sensiblen Dokumenten: Verträge, Entwicklungsskizzen, Aufträge, Personalakten – bisweilen brisante Datei-Anhänge, die keineswegs einem breiten Verteiler zugänglich gemacht werden sollten. Wie leicht kann es jedoch passieren, dass für die Geburtstagsmail versehentlich ein falscher Anhang angeklickt wird, wodurch plötzlich auch die Empfangsdame über den neuen Prototyp Bescheid weiß? Durch Beachtung einiger Regeln lassen sich ernste Verwicklungen gut vermeiden. Für diejenigen, die zudem auf technische Lösungen setzen, bietet sich die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems an.

Bewusstsein schaffen

Im Zeitalter der Digitalisierung genießen wir zwar fraglos viele Vorteile dadurch, dass Dokumente schnell auffindbar und extrem einfach digital zu bearbeiten und zu verteilen sind. Wichtig ist angesichts dieser Pluspunkte aber, dass bei allen Mitarbeitern ein ausgeprägtes Bewusstsein für sensible Daten besteht und klare Richtlinien eingehalten werden. Überall dort, wo es um das „Firmenkapital“ Daten geht, sind Schulungen und Aufklärungsarbeit ein unabdingbares Pflichtprogramm. Alle Mitarbeiter eines Unternehmens sollten zumindest in Grundzügen wissen, dass es ein Bundesdatenschutzgesetz gibt, an das sich jedes Unternehmen halten muss. Die gesetzlichen Datenschutzvorgaben schützen sowohl die sensiblen unternehmensinternen Geschäftsvorgänge als auch die persönlichen Daten von Mitarbeitern, Kunden und anderen Beteiligten.

Einführung Dokumentenmanagement

Neben aufgeklärten Mitarbeitern sowie einer sicheren Erfassung kann auch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dazu beitragen, dass der Super-GAU mit einer geheimen Entwicklungsskizze in der Geburtstagsmail keinesfalls passiert. Der Vorteil einer solchen Lösung ist es nämlich nicht nur, alle digitalen Unterlagen platzsparend, sicher und gesetzeskonform nach den neuen Aufbewahrungsrichtlinien aufzubewahren. Bei allen Daten im elektronischen Archiv kann auch klar festgelegt werden, welcher User auf ein Dokument zugreifen bzw. es teilen oder bearbeiten kann.

Eine DMS-Lösung schafft ein digitales Zentralarchiv, das es erlaubt, benötigte Dokumente anlass- oder inhaltsbezogen aufzurufen. Das kann die Zahl der digitalen „carbon copies“ so deutlich reduzieren, wie es einst im Zeitalter des Kohlepapiers an der Tagesordnung war.