Die Sparkasse Hildesheim optimierte ihre Druck- und Kopierprozesse mit Systemen und Lösungen von KYOCERA Document Solutions sowie Services der Office 360 GmbH. Dadurch wurden nicht nur die Kosten gesenkt, sondern auch die Dokumentensicherheit wurde erhöht.

Mit 36 Geschäftsstellen, 18 SB-Geschäftsstellen und über 1.000 Mitarbeitern ist die Sparkasse Hildesheim die fünftgrößte Sparkasse in Niedersachsen. Rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind hier beschäftigt, um Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Einer von ihnen ist Martin Völkel: Als Leiter Organisation und IT ist es seine Aufgabe, eine effiziente Infrastruktur bereitzustellen. Hier sah er vor allem beim Thema Drucken, Scannen und Kopieren Optimierungspotenzial: So hatte die Sparkasse Hildesheim 15 verschiedene Systeme unterschiedli­cher Hersteller im Einsatz. Dementsprechend unübersichtlich und hoch waren die Kosten in diesem Bereich.

Kosten und Sicherheit im Fokus

Man entschloss sich daher, die internen Druck- und Kopierprozesse zu modernisieren. Ein wesentlicher Punkt dabei: Die Dokumentenprozesse sollten an den Sicherheitsstandards der Finanz Informatik (FI) ausgerichtet werden. Bei der FI handelt es sich um den IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe. Über 400 Sparkassen, Bausparkassen, Landesbanken sowie weitere Unternehmen der Finanzbranche gehören zu ihren Kunden. Die FI unterstützt dabei nicht nur die Arbeit der Sparkassen mit verschiedenen IT-Services, sondern empfiehlt bzw. validiert auch entsprechende IT-Lösungen.

Um die Vorgaben der FI zu erfüllen, musste die Sparkasse Hildesheim daher die alte Druckerflotte gegen moderne Systeme austauschen. Zeitgleich sollten durch die Modernisierung die Druck- und Kopierprozesse optimiert werden, um die Kosten für das Print- und Dokumentenmanagement zu senken.

Die Modernisierung

Um ein Modernisierungskonzept zu erarbeiten und umzusetzen, wandte sich Martin Völkel an die Hannoveraner Office 360 GmbH. Hier fiel die Entscheidung, die alte Flotte gegen moderne und von der FI validierte Druck- und Multifunktionssysteme von KYOCERA Document Solutions auszutauschen. Um die Kostenkontrolle und die Sicherheit zu verbessern, wurde ein Print-&-Follow-Konzept aufgesetzt.

Hierzu installierte man die Lösung KYOcontrol: Statt dass der Druckauftrag nach Absenden am Rechner direkt auf ein festgelegtes System ausgegeben wird, speichert die Software diesen zunächst auf einen sicheren Server. Um die Ausgabe zu starten, muss sich der Sparkassen-Mitarbeiter dann an einem verfügbaren System authentifizieren. Der Vorteil: Fehldrucke oder im Ausgabefach vergessene Ausdrucke, die von unberechtigten Personen eingesehen werden können, gehören der Vergangenheit an. Nach demselben Prinzip funktioniert auch das Scannen: Die Mitarbeiter können somit direkt in ihr E-Mail-Postfach scannen, was das Arbeiten natürlich sehr erleichtert.

Durch die Kostenstellenfunktion von KYOcontrol wurde auch die Transparenz der Druck- und Kopierprozesse verbessert, was vor allem die interne Administration entlastete. Hierzu trägt auch das Servicekonzept des KYOCERA-Partners Office 360 bei: So informiert das Flottenmanagement-Tool KYOfleetmanager vorausschauend über Störungen oder niedrige Tonerstände. Das Office-360-Team kann so proaktiv und schnell reagieren und liefert beispielsweise Verbrauchsmaterialien direkt in die Geschäftsstelle, wo sie benötigt werden.

Mehr Funktionen, 15 Prozent weniger Kosten

„Dank des umfassenden Konzepts von KYOCERA Document Solutions und Office 360 für unsere Drucker- und Kopiererflotte konnten wir unsere Dokumentenprozesse wesentlich optimieren: Nicht nur, dass unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch die Einführung von Multifunktions­systemen nun mehr Funktionen beim Drucken und Scannen zur Verfügung haben“, fasst Martin Völkel das Ergebnis der Modernisierung zusammen. „Durch das Servicekonzept von Office 360 konnten wir darüber hinaus unseren internen administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Mit KYOcontrol und dem KYOfleetmanager haben wir zudem Lösungen im Einsatz, die uns helfen, die anspruchsvollen Sicherheitsstandards der FI einzuhalten.“ Durch die Vereinheitlichung der Flotte werden demnach nicht nur die Vorgaben der FI erfüllt – auch die Kosten konnten um ca. 15 Prozent gesenkt werden.