Das St. Bernward Krankenhaus behält mit KYOcount die Druckerflotte im Blick.
Mit 528 Betten und rund 1.300 Mitarbeitern ist das St. Bernward Krankenhaus in Hildesheim eines der größten katholischen Krankenhäuser in Norddeutschland. Als EDV-Leiter muss Andreas Weidinger einen reibungslosen und effizienten Ablauf der Druck-, Scan- und Kopierprozesse gewährleisten.

Die Herausforderungen, mit denen das St. Bernward Krankenhaus in Hildesheim zu kämpfen hatte, dürften vielen Krankenhäusern und Unternehmen bekannt sein: Die bestehende Drucker- und Kopiererflotte war heterogen gewachsen, sprich es gab verschiedene Modelle von unterschiedlichen Herstellern. Entsprechend groß war der administrative Aufwand, um die Systeme zu warten bzw. den Support sicherzustellen. Da es überdies an einem zentralen Erfassungstool mangelte, war der Papier- und Tonerverbrauch nicht eindeutig nachzuvollziehen. Dies resultierte wiederum in zu hohen Druckkosten sowie hohen Lagerkosten und -kapazitäten für die Tonerbevorratung.

EDV-Leiter Andreas Weidinger wandte sich daher an die Experten des KYOCERA-Partners bueroboss.de/schrader. „Neben der Gerätetypenkonsolidierung und dem Betrieb in einer komplexen hybriden IT-Systemumgebung mit starker Virtualisierungstendenz stand in unserem Haus besonders die Prozessverschlankung rund um den Druck- und Kopierbetrieb im Fokus“, fasst Weidinger das Anforderungsprofil an eine neue Systeminfrastruktur zusammen. Gemeinsam mit bueroboss.de/schrader entwickelte man daher ein Optimierungskonzept, das die Vereinheitlichung und Konsolidierung der Flotte zum Ziel hatte.

Um einen Überblick über die anfallenden Druckkosten aufzustellen, entschied man sich für eine Dokumentenmanagement-Lösung von KYOCERA: Die Software bietet Zugriff auf sämtliche relevanten Informationen über den Einsatz der Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte: Neben dem Auslesen der Zählerstände, einer Analyse der Geräteauslastung sowie der Überwachung des Gerätestatus meldet sie berdies Störungen und niedrigen Tonerstand per E-Mail. Auch eine Abrechnungsfunktion sowie Kontenverwaltung ist inkludiert.

Druckkosten um 20 Prozent gesenkt

Um die Kosten für die Tonerbevorratung zu senken, setzte man ein individuell zugeschnittenes Servicekonzept im St. Bernward Krankenhaus um. Durch konsequentes, netzwerkbasiertes Management ist es gelungen, die Verbrauchsmaterial-Logistik über den Servicepartner zu automatisieren und das Supportaufkommen erheblich zu minimieren. Gebundene Kosten und Flächen durch dezentrale Verbrauchsmaterial-Lager wurden vollständig abgebaut“, fasst EDV-Leiter Weidinger zusammen.

Insgesamt konnten die Druckkosten im St. Bernward Krankenhaus um 20 Prozent gesenkt werden. Durch das Servicekonzept inklusive Tonerversorgung bis an den Stellplatz der Systeme wurde zudem die EDV-Abteilung um bis zu acht Arbeitsstunden pro Woche entlastet. Entsprechend zufrieden zeigt sich Andreas Weidinger mit dem Ergebnis der Konsolidierung: „Durch zentralisierte Aufzeichnung von Zählerständen und Gerätestatus  ist die Drucksituation jetzt tagesaktuell, transparent und steuerbar geworden. Die Abwicklung und der Service des Partners stimmten von Anfang an und haben optimal zum Projekterfolg beigetragen.“