Ältere Spielfilme und Fernsehkrimis bieten eine einfache Möglichkeit zum Zeitreisen: Wer beispielsweise in einem alten Tatort-Streifen die Amtsstube von Kommissar Schimanski aus den 1990er Jahren betrachtet, erkennt schnell, wie der digitale Wandel Büros verändert hat. Schreibmaschinen und klobige Computermonitore findet man heute fast nirgendwo mehr, Wählscheibentelefone höchstens noch im IT-Museum und selbst das Faxgerät erfreut sich heute nicht mehr ganz so großer Beliebtheit wie noch vor wenigen Jahren. Ein Internetzugang ist keineswegs Neuland, sondern längst eine Selbstverständlichkeit. Büroarbeit wurde zunehmend digitalisiert!
Digitaler Wandel als Chance
Doch auch im zweiten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts ist der digitale Wandel der Büroarbeit alles andere als abegeschlossen. Insbesondere der Mittelstand tut sich schwer. Das hat aber meistens nichts mit Konservativismus oder Behäbigkeit zu tun. Ganz im Gegenteil: Neun von zehn Unternehmen sehen den Transformationsprozess heute als Chance. Nur rund ein Zehntel fürchtet sich vor den Risiken. Das sind Zahlen aus dem Bitkom Digital Office Index 2018. Für die Erstellung der u.a. von KYOCERA Document Solutions unterstützten Studie wurden über 1.100 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 20 Mitarbeitern befragt.
Die Untersuchung offenbart deutliche Unterschiede zwischen einzelnen Branchen und eine kräftig auseinanderklaffende Schere zwischen kleinen und großen Unternehmen. Auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten wurden die befragten Unternehmen eingruppiert. Dabei steht 0 für „überhaupt nicht digitalisiert“ und 100 für „vollständig digitalisiert“. Große Betriebe mit mehr als 500 Mitarbeitern erreichten dabei einen Durchschnitt von 63 Punkten, während Firmen mit weniger als 100 Mitarbeitern im Mittel erst 53 Punkte schaffen.
Bitkom Digital Office Index legt Unterschiede offen
Ebenso bestehen große Unterschiede zwischen den einzelnen Branchen: Banken oder Versicherungen verfügen heute im Regelfall über eine fortschrittliche bis topmoderne IT-Ausstattung. 89 Prozent der Mitarbeiter nutzen hier etwa einen eigenen Computer, 56 Prozent nutzen ein geschäftliches Smartphone. In der Transport- und Logistikbranche steht hingegen nicht einmal jedem zweiten Mitarbeiter ein PC zur Verfügung (41 Prozent). Dem Personal in der vermeintlich mobilen Autobranche steht häufig kein Smartphone zur geschäftlichen Nutzung zur Verfügung: Nur 29 Prozent der hier tätigen Menschen nutzen es.
Die Gründe für die spürbar abweichenden Fortschritte bei der Digitalisierung liegen jedoch häufig auf der Hand: Natürlich läuft heute im globalisierten Finanzsektor ohne den Kollegen Computer so gut wie nichts mehr. Hingegen dort, wo produziert oder handwerklich gearbeitet wird, gehört der Rechner nicht in jedem Fall zum Arbeitsalltag. Auch andere Faktoren spielen eine Rolle: Wenn ein Speditionsunternehmen mit digitalen Frachtpapieren arbeiten möchte, kann dieses Vorhaben ins Leere laufen, wenn internationale Geschäftspartner unverzagt auf Papierdokumente setzen. Ein wesentlicher Faktor, warum KMU beim digitalen Wandel den großen Unternehmen häufig hinterherlaufen sind aber personelle Ressourcen: Mehr als einem Drittel der befragten Unternehmen mangelt es laut Studie an Personal, um Fortschritte konsequent voranzutreiben. Dabei stehen Großunternehmen nur geringfügig besser dar als KMU.
Gesucht: Strategien für den digitalen Wandel
Eine weitere Schwierigkeit: Die Digitalisierung ist längst nicht überall strategisch verankert. Eine klare Taktik in Bezug auf die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen verfolgt der Befragung zufolge heute nahezu jedes zweite Unternehmen (49 Prozent). Vor zwei Jahren waren es nur 40 Prozent. Doch beim Detailblick wird hier deutlich, das Großunternehmen deutlich weiter sind. Hier verfügen 73 Prozent über eine Digitalisierungsstrategie.
Die geschilderten Punkte verdeutlichen, warum kleine Unternehmen und Mittelstand bei ihren Digitalisierungsbestrebungen häufig nicht so schnell vorwärts kommen wie Großbetriebe. Weitgehend Einigkeit herrscht aber dennoch auch im Mittelstand darüber, dass weitere Schritte zur Digitalisierung notwendig sind und umgesetzt werden müssen. Die Investitionsbereitschaft ist weiterhin hoch und der Nutzen ist erkannt. So sagten im Rahmen der Bitkom-Befragung 72 Prozent, dass sich die internen Büro- und Verwaltungsprozesse seit der Einführung von digitalen Lösungen verbessert haben. 68 Prozent sehen Compliance-Richtlinien besser erfüllt. 46 Prozent verzeichnen eine höhere Transparenz ihrer Verwaltungsprozesse und eine bessere IT-Sicherheit. Kurzum: Der Mittelstand kämpft mit dem digitalen Wandel. Die Ziele sind aber klar abgesteckt und definitiv erreichbar.
Großes Potenzial für elektronischen Rechnungsempfang
Ein guter Ansatz um den digitalen Wandel im Unternehmen voranzutreiben sind die eigenen Geschäftsprozesse. Ein Beispiel ist hier das Thema Rechnungsempfang. Laut Bitkom empfangen im Jahr 2018 noch 38 Prozent aller Unternehmen Rechnungen noch in Papier-Form. Der Rechnungseingang ist dabei einer der lohnendsten Prozesse, mit der Digitalisierung zu starten. Der Grund: Bis Papierrechnungen erfasst, weitergeleitet, geprüft, abgerechnet und archiviert werden, geht viel Zeit ins Land. Erst recht, wenn Rechnungen krankheitsbedingt oder aufgrund fehlerhafter Angaben liegen bleiben. Hier geht Unternehmen nicht nur Skonto verloren, etwaige Mahnungen und Nachfragen lähmen den Betrieb. Durch einen elektronischen Rechnungsempfang, der sich durch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie dem KYOCERA Workflow Manager relativ leicht umsetzen lässt, können diese Abläufe deutlich optimiert werden: Mitarbeiter können schneller Auskunft und Freigaben erteilen, Stellvertreter lassen sich bei Abwesenheiten im Workflow definieren und auch die Ablage erfüllt sämtliche gesetzlichen Anforderungen. Natürlich ist das Office dann noch nicht digital … es ist aber ein erster und vor allem großer Schritt in die richtige Richtung getan.
