Vom Suchen und Fin­den des Doku­ments: Was es bei der Ein­füh­rung eines DMS zu beach­ten gilt

24. Juli 2015
„Wer sucht, der fin­det“, heißt es zu Recht. Doch in Zei­ten der all­ge­gen­wär­ti­gen Daten­flut geht es nicht mehr um die Suche an sich. Infor­ma­tio­nen gibt es im Über­fluss. Die Frage lau­tet also: Fin­det er unter der Viel­zahl an Infor­ma­tio­nen auch die rich­tige? Genau an die­sem Punkt hapert es in vie­len Unter­neh­men. Stu­dien zufolge ver­wen­den Mit­ar­bei­ter bis zu zwei Stun­den pro Tag – also 25 Pro­zent ihrer Arbeits­zeit – für die Suche nach rele­van­ten Informationen.

Grund dafür ist die wach­sende Infor­ma­ti­ons­flut: Der Daten­be­stand in den Unter­neh­men hat sich allein in den ver­gan­ge­nen fünf Jah­ren ver­zehn­facht. Eine Trend­wende ist nicht in Sicht. Einer Stu­die des Markt­for­schungs­in­sti­tuts IDC zufolge soll der welt­weite Daten­be­stand bis 2020 auf schät­zungs­weise 44 Zett­abyte anwach­sen – eine Zahl mit 21 Nul­len. In die­sen unvor­stell­ba­ren Daten­men­gen gleicht die Recher­che nach der rich­ti­gen Infor­ma­tion schnell der sprich­wört­li­chen Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

DMS als Spür­hund für Dokumente

Abhilfe schaf­fen hier Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme, abge­kürzt: DMS. Mit ihnen ste­hen sämt­li­che Doku­mente in elek­tro­ni­scher Form jeder­zeit und unter­neh­mens­weit zur Ver­fü­gung. Aller­dings greift laut IDC nur jedes vierte Unter­neh­men auf eine ent­spre­chende Wis­sens­da­ten­bank zurück. Warum ist dies so? Schließ­lich über­wie­gen doch die Vor­teile: So lässt sich ein digi­ta­les Doku­ment sehr viel schnel­ler wei­ter­ver­ar­bei­ten und wei­ter­lei­ten, was eine enorme Zeit­er­spar­nis mit sich bringt. Zudem wer­den Geschäfts­ab­läufe zuver­läs­si­ger. Damit wird nicht nur die Moti­va­tion der Mit­ar­bei­ter, son­dern auch die Zufrie­den­heit von Kun­den, Part­ner und Zulie­fe­rern gesteigert.

Die Gründe warum DMS noch nicht flä­chen­de­ckend in den Unter­neh­men ein­ge­führt sind, sind viel­schich­tig. Ein Grund ist das Thema Sicher­heit. Schließ­lich soll nicht jeder Mit­ar­bei­ter auf alle Doku­mente zugrei­fen oder gar bear­bei­ten dür­fen! Doch sol­che Beden­ken sind unbe­grün­det. Eine aus­ge­klü­gelte Rech­te­ver­gabe regelt genau, wer Zugriff auf wel­ches Doku­ment erhält. So bekommt der Mit­ar­bei­ter aus dem Mar­ke­ting die Per­so­nal­akte sei­nes Kol­le­gen gar nicht erst ange­zeigt – auch wenn er expli­zit danach sucht. Der Spei­se­plan der Kan­tine ist jedoch für jeder­mann sicht­bar, er lässt sich aber nicht ändern. Das bleibt dem Koch vorbehalten.

Ein­füh­rung von DMS ist Managementthema

Eine wei­tere Her­aus­for­de­rung beim Auf­set­zen eines DMS ist hin­ge­gen deut­lich schwie­ri­ger zu lösen: So ist die Opti­mie­rung von doku­men­ten­ba­sier­ten Geschäfts­pro­zes­sen ein lang­wie­ri­ger Pro­zess, bei dem es nicht nur tech­ni­sche Hür­den zu über­win­den gilt, son­dern vor allem Orga­ni­sa­to­ri­sche. So ist zur erfolg­rei­chen Ein­füh­rung eines DMS die enge Koope­ra­tion von IT mit den ande­ren Unter­neh­mens­be­rei­chen unum­gäng­lich. Doch genau diese enge Zusam­men­ar­beit stellt laut IDC die größte Bar­riere da: Die Fach­be­rei­che trauen der IT-Abtei­lung oft­mals die Pro­zess­op­ti­mie­rung nicht immer zu.

Wie man diese Hin­der­nisse umge­hen kann, zeigt der Rhein-Kreis Neuss. Hier haben IT-Lei­ter Horst Wei­ner und sein Team ein umfas­sen­des DMS auf­ge­setzt. Für ihn kommt es dabei auf das Mind­set an: „Die IT muss sich um die Arbeits­ab­läufe, also die Pro­zesse in den ein­zel­nen Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten hin­ein­ver­setz­ten. Neben den IT-Kennt­nis­sen müs­sen die IT-Mana­ger die Ana­lyse, Opti­mie­rung und Gestal­tung von Arbeits­ab­läu­fen beherr­schen und als Bera­tungs­leis­tung anbie­ten. Sind die Ana­ly­sen und die Opti­mie­rungs­vor­schläge gut, ist der Boden für eine frucht­bare Zusam­men­ar­beit bereitet.“

Kom­mu­ni­ka­tion entscheidet

Dar­über hin­aus ist auch die Zusam­men­ar­beit mit exter­nen Bera­tern emp­feh­lens­wert. Die­ser kann als unab­hän­gi­ger Ver­mitt­ler zwi­schen IT und Fach­be­rei­chen fun­gie­ren und – dies ist noch ent­schei­den­der – die Vor­teile eines DMS auf­schlüs­seln. Anhand von Best-Prac­tice-Bei­spie­len sowie kon­kre­ten Soll-Ana­ly­sen kann ein Bera­ter bereits vor der Umset­zung auf­zei­gen, wel­che Poten­ziale im jewei­li­gen Unter­neh­men rea­li­siert wer­den kön­nen. Beim Rhein-Kreis Neuss war dies bei­spiels­weise eine Kos­ten­re­duk­tion von 70.000 Euro – pro Jahr!

Das über­zeugte auch die Kreis­ver­wal­tung, für die das DMS-Pro­jekt Leucht­turm-Cha­rak­ter hat, wie Horst Wei­ner freu­dig berich­tet: „Wir wer­den von vie­len Sei­ten ange­spro­chen, wie wir bei der Rea­li­sie­rung des Pro­jekts vor­ge­gan­gen sind. Dadurch ent­wi­ckeln sich inter­es­sante und neue Ideen, weil immer wie­der neue Fra­gen gestellt wer­den, die bei uns noch nicht auf­ge­tre­ten sind. Es ist ein inter­es­san­ter Pro­zess des Gebens und Neh­mens von Ideen und Erfah­run­gen. Dadurch wer­den wir ange­spornt, weiterzumachen.“