Rund 18 Millionen Menschen in Deutschland arbeiten in Büros. Ökologische Aspekte gewinnen daher auch bei der Gestaltung von Büroarbeit und -kozepten an Bedeutung. Dabei gibt es gleich verschiedene Ansätze und Maßnahmen, mit denen sich Büroprozesse umweltfreundlicher gestalten lässt.

Die Vision des papierlosen und nachhaltigen Büros existiert seit Jahrzehnten. Doch die Wirklichkeit ist bislang eine andere. Nur vier Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich arbeiten papierlos, wie eine 2019 veröffentlichte Studie von Statista im Auftrag von Kyocera ergeben hat. Zwei Fünftel der Befragten druckt demnach noch immer zwischen 21 und 100 Seiten in der Woche aus.

Papierverbrauch stets im Griff

Um den Papierverbrauch in den Griff zu bekommen, gibt es längst zahlreiche Werkzeuge. So lassen sich ökologische Richtlinien schon heute in die Drucker-Software integrieren. Beispielsweise werden versehentliche Ausdrucke verhindert, indem der Druck erst beim Abholen durch die Büroangestellten beginnt. Auch der doppelseitige Druck (Duplex-Druck-Funktion) kann als Standard eingerichtet werden.

Zudem trägt die Digitalisierung von papierintensiven Büroprozessen dazu bei, die Klimabilanz im Büro zu verbessern. Möglich wird dies durch Dokumentenmanagement-Lösungen wie dem KYOCERA Workflow Manager. Diese ermöglichen die Digitalisierung von zentralen und dokumentenbasierten Unternehmensprozesse – wie das Vertragsmanagement oder die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Auf diese Weise lässt sich nicht nur Papier sparen, sondern auch die Effizienz der Arbeit erhöhen.

Klimaschonend reisen und konferieren

Die Digitalisierung von Dokumenten ist auch eine Voraussetzung dafür, Video- und Telefonkonferenzsysteme einzuführen oder auszubauen – und so umweltbelastende Reisen und Fahrten der Mitarbeiter zu vermeiden. Dort, wo solche Fahrten unumgänglich sind – etwa beim Pendeln ins Büro – haben Unternehmen darüber hinaus viele Möglichkeiten, ihren Beschäftigten den Weg ins „Green Office“ schmackhaft zu machen. Vergünstigte ÖPNV-Tickets, aber auch die Bereitstellung von Fahrrädern. Seit 2012 sind diese im Übrigen steuerlich einem Dienstwagen gleichgestellt, müssen also nicht mehr mit dem vollen Einkommenssteuersatz versteuert werden.

Standby für Stromfresser

Den Vorteilen der Digitalisierung stehen allerdings auch Nachteile entgegen. Schon eine selbst verfasste E-Mail verursacht dem französischen Think Tank „The Shift Project“ zufolge umgerechnet vier Gramm CO2. Zum Vergleich: Eine 60-Watt-Glühbirne, die neun Stunden lang im Büro brennt, verursacht rund 280 Gramm Kohlendioxid. Schlecht ist die Energiebilanz vor allem von Online-Videos und Streamingdiensten. Während hier vor allem die Mitarbeiter selbst darauf achten können, nicht unnötig zu viele strom- und datenfressende Anwendungen zu verwenden, ist in einer anderen Hinsicht vor allem der Arbeitgeber gefragt.

So können Geräte wie zum Beispiel Drucker, die nicht häufig genutzt werden, standardmäßig auf einen Ruhemodus mit Energiesparpriorität eingestellt werden. Auch Computerbildschirme und die Rechner selbst müssen nicht laufen, wenn die Mitarbeiter in der Mittagspause oder in einer längeren Besprechung sind.

Materialkauf als Hebel

Ein weiterer Hebel ist der Einkauf von Ausstattung und Material. Denn deren gezielte Beschaffung ermöglicht es Unternehmen, Nachhaltigkeit und Umweltschutz auch über die Grenzen der eigenen Bürogebäude hinaus zu tragen – und zwar durch so genannte Green-Office-Produkte, also „grünere Alternativen“ zu den herkömmlichen Büromaterialien. Dies sind Produkte, die beispielsweise sparsam verpackt, recyclingfähig und langlebig sind. Vor allem Papierprodukte, Briefumschläge und Aufkleber sollten bestenfalls aus Altpapier hergestellt und lösemittelfrei sein. Manche Anbieter von Büromaterialien bieten die umweltfreundliche Herstellung und Entsorgung von Büromaterialien sogar von sich aus an.

Orientierung durch Zertifikate

Firmen können auch erwägen, sich in punkto Umweltschutz grundsätzlich an Richtlinien und Zertifikaten zu orientieren – und sich vielleicht auch selbst daran messen zu lassen. Eine der bekanntesten dieser Richtlinien ist die ISO 14001. Sie hilft Unternehmen dabei, mit der Methode Planen-Ausführen-Kontrollieren-Optimieren einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Hinblick auf die Umweltleistung der eigenen Organisation anzustoßen – egal ob Dienstleister oder Industriebetrieb.

Doch auch andersherum hilft es, sich an Zertifikaten zu orientieren. So garantiert beispielsweise das Label „Blauer Engel“ bei Produkten und Dienstleistungen, dass diese ökologisch und qualitativ hohen Standards entsprechen. Andere Zertifikate wie „FSC“, „PEFC“ oder „Paper by Nature“ attestieren ihren Trägern hingegen den nachhaltigen Umgang mit unseren Wäldern, unserem Wasser und unserer Luft.

Klimafreundliche Büroprozesse

Hierzu gehört auch Kyocera Document Solutions: So bieten wir im Rahmen unseres Print-Green-Programms beispielsweise bereit seit dem Jahr 2013 unseren Toner klimaneutral an. Seit Oktober 2019 haben wir dieses Engagement erweitert: So kompensieren wir nun auch sämtliche CO2-Emissionen unserer Drucker und Multifunktionssysteme, die bei Rohstoffgewinnung, Produktion sowie Transport und Verwertung entstehen*.

Die Kompensation erfolgt durch eine entsprechende Investition in drei internationale Klimaschutzprojekte in Kenia, Madagaskar sowie Nepal. Alle Projekte sind mit dem Gold-Standard ausgezeichnet. Damit ist garantiert, dass diese nicht nur einen Beitrag zum Klimaschutz tragen, sondern zugleich die Lebensbedingungen der Menschen in den Regionen nachhaltig verbessern. Weitere Informationen zu diesem Engagement und den Projekten gibt es auf www.printgreen.kyocera.de.

KYOCERA Print Green: So werden Büroprozesse klimafreundlich

*Alle von KYOCERA Document Solutions Deutschland und KYOCERA Document Solutions Österreich vertriebenen Toner (ab dem 01.05.2013) sowie Geräte (ab dem 01.10.2019) sind durch zertifizierte CO2-Kompensation klimaneutral; Geräte mit Ausnahme von Zubehör, Software, Ersatzteilen sowie Lieferungen aus vor dem 01.10.2019 begründeten Lieferverpflichtungen