Die meisten Unternehmen haben die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse auf der Agenda. Allerdings arbeiten erst vier Prozent der Angestellten in Deutschland und Österreich völlig papierlos. Wie können Unternehmen digitale Arbeitsweisen vorantreiben? Für den KYOCERA-DMS-Experten Michael T. Kalaus lautet die Antwort: mittels Capturing-Lösungen. Warum dies so ist und wie man über Capturing den Kurs in Richtung Digital Office setzen kann, verrät er in seinem Gastbeitrag.

Mit zunehmender Digitalisierung ist auch der Begriff „Capturing“ immer häufiger anzutreffen. Was genau meint der Experte nun damit? „To capture“ [käptscha] bedeutet „erfassen“, „einfangen“ oder auch „kapern“. Zugegeben, mit dem Begriff „kapern“, wie wir ihn aus Piratengeschichten kennen, hat unser Capturing nur wenig zu tun, obwohl auch hier streng darauf geachtet wird, dass nichts und niemand Wertvolles über Bord geht. In unserem Fall sorgen Capturing-Lösungen nämlich dafür, dass keinerlei Daten aus verschiedensten Dokumenten verloren gehen und auf Nimmerwiedersehen in den Untiefen der Serverstrukturen verschwinden.

Pirates of the Digitalisation

Im Zuge des Capturings werden Papierunterlagen (Briefe, Formulare, Protokolle, Pläne etc.) und auch digitale Dokumente (E-Mails inkl. Attachements etc.) erfasst. Die Software wandelt diese in jederzeit verfügbare Informationen, sprich Datensätze, um. Diese werden dann an die dazugehörigen Geschäftsanwendungen, -prozesse und -workflows übergeben. Ziel und Nutzen des Capturings ist es, Informationen in Papier- oder elektronischer Form automatisch, schnell, einfach und genau zu erfassen. So kann man dokumentenintensive Prozesse automatisieren und optimieren.

Auf zum papierlosen Büro

Ungefähr 316.000 Suchergebnisse wirft die Suchmaschine des Vertrauens bei diesem Schlagwort aus und dennoch ist es nach wie vor nicht viel mehr als der Traum des Piraten von der Schatzinsel. Die Gründe dafür sind vielfältig, es liegt jedoch nicht an den unlösbaren technischen Herausforderungen. Meist sieht das Management einfach die Notwendigkeit zur Modernisierung nicht bzw. erkennt die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements nicht.

Ein Bekannter erzählt mir immer wieder, dass früher jede Rechnung nach Eintreffen sofort sechsmal kopiert und in weiterer Folge auch sechsmal von verschiedenen Personen in verschiedenen Abteilungen und verschiedenen Ordnern abgelegt wurde. Wenn ich ihm erzähle, dass wir die meisten Rechnungen nur noch in elektronischer Form bekommen und auch nichts ausdrucken und kopieren, verfällt er in eine Art ängstliche Schockstarre. Papier gilt nach wie vor als sicher, wohingegen digitale Daten von einem Nimbus der Unsicherheit umgeben sind.

Unstrukturierte Daten – also Daten, die nicht formularartig sind wie eben Formulare oder auch Rechnungen – vermehren sich jährlich um 60 bis 80 Prozent. Hier ohne digitale Hilfsmittel die Übersicht zu bewahren, ist fast unmöglich.

Die Reise beginnt – unser Schiff sticht in See

Für eine funktionierende Dokumentenverarbeitung und in weiterer Folge Dokumentenverteilung ist eine korrekte Erfassung der Dokumente unumgänglich. Der Automatisierungsgrad dieses Vorgangs bestimmt die damit verbundenen Aufwände und Kosten.

In der entsprechenden Software werden also physische Dokumente gescannt, Dateinamen anschließend automatisch vergeben (aus dem Dokument oder mit einem Barcode) und anschließend in einer vordefinierten Ablage – das können File-Server, aber auch richtige Dokumentenmanagementsysteme sein – abgelegt.

Es gibt zwei gängige Methoden der Erfassung: einerseits das halbautomatische Erfassen mit einer Vorgabe von Datenmasken, die dann nach dem Scannen mit einem Mausklick auf den Datenwert im Originaldokument mittels Vorschauansicht befüllt werden. Dem stehen die vollautomatische Erkennung von Informationen und das vollautomatische Befüllen von Datenfeldern gegenüber – unter anderem mit Hilfe eines automatisierten Datenabgleichs mit Stammdatensystemen (ERP, CRM etc.), was eine hundertprozentige Erkennung gewährleistet. Die häufigsten Dokumentenklassen für solche Anwendungen sind Rechnungen, Verträge und Formulare.

Hier kann auch eine Datenharmonisierung der unterschiedlichen Formate (beispielsweise verschiedene Formate bei Datumsangaben – 01. Februar 2019 vs. 01.02.2019) mit gleichzeitigem Abgleich mit Geschäftsregeln (Plausibilitätsprüfung) stattfinden.

Dokumentenerfassung – Dokumentenverarbeitung – Dokumentenverteilung: So funktionieren Capturing-Lösungen

Die Route zur Schatzinsel

Ich empfehle den schatzsuchenden Firmen und Organisationen, die Digitalisierung stufenweise voranzutreiben. Studien zeigen, dass Betriebe mit Capture-Erfahrungen auch bei der Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse weiter vorangeschritten sind. Geht man Schritt für Schritt vor, wächst mit zunehmender Erfahrung und vorzeigbaren Erfolgen das Vertrauen.

Für die Umsetzung so eines Projektes braucht man nicht nur ein wenig Zeit und Ressourcen, man braucht das Commitment der Mitarbeiter. Wenn die Mannschaft nicht an einem Strang zieht, wird es nicht funktionieren. Um hier wirklich alle mit ins Boot zu holen (wir hören gleich mit den Piratenmetaphern auf – versprochen!), muss man seine Crew umfassend informieren und sich wohl auch die eine oder andere Frage gefallen lassen. Wie soll das funktionieren? Was soll da digitalisiert werden? Und warum überhaupt? Es geht doch bisher auch ohne! (Meuterei!)

Capturing bringt Anwendern zahlreiche Vorteile

Die Frage nach dem „Wie“ ist leicht beantwortet: Mit leistungsstarken Multifunktionsgeräten werden papierbasierte Dokumente direkt ins Archiv gescannt, über einen Dokumentenscanner werden sie in ganzen Stapeln erfasst, die Seitentrennung erfolgt über Barcodes oder Trennblätter. Betroffen davon – die Frage nach dem „Was“ ist ähnlich schnell abgehandelt – ist alles, wonach man irgendwann einmal suchen könnte. Jedes Unternehmen kann das selbst definieren, sinnvoll sind natürlich Rechnungen und rechnungsnahe Dokumente (Lieferscheine, Auftragsbestätigungen etc.), Verträge, Projektdokumente etc. Die Liste ließe sich unendlich fortsetzen.

Für die zukünftig betroffenen User ist die Erklärung, warum solch ein Capturing-Projekt umgesetzt werden soll und welche Vorteile sich daraus ergeben, sicherlich am wichtigsten. Fakt ist, Capturing bedeutet Ressourcenschonung. Man spart manuelle Arbeit bei der Datenerfassung, Zeit beim Suchen von Dokumenten – weil man diese dank Volltextsuche mittels OCR plötzlich auch findet – und man spart ebenso Zeit durch das gleichzeitige Verteilen von Dokumentendaten an mehrere Systeme bei gleichzeitig zentraler Dokumentenablage. Für die Mitarbeiter bedeutet das eine Entlastung von oft monotonen und sehr zeitfressenden Tätigkeiten und somit bleibt mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten. Dank der erhöhten Effizienz und der reduzierten Arbeitskosten macht sich die Investition üblicherweise nach zwölf Monaten bezahlt.

Fazit: Mit Capturing spart man Zeit und Geld, nichts geht mehr verloren, alles bleibt nachvollziehbar, und mit einer guten Capturing-Lösung hätte kein Pirat jemals seine Schatzkarte verloren.

Der Autor

Ing. Michael Kalaus ist Bereichsleiter der Business Unit DMS & ECM bei KYOCERA Document Solutions Austria. Er ist zertifizierter Projektmanager und hat in den letzten 20 Jahren in verschiedenen Unternehmen Projekte mit den Schwerpunkten Datenerfassung sowie Dokumentenprozesse und -archivierung geleitet.