Wie die Unter­neh­mens-IT zum Regis­seur der Digi­ta­li­sie­rung wird

Für viele ist klar: Die Digi­ta­li­sie­rung des Unter­neh­mens liegt in der Hand der IT-Abtei­lung. Schließ­lich beschäf­tigt sie sich quasi von Amts wegen mit der Ein­füh­rung von digi­ta­len Lösun­gen. Zudem kennt sie die IT-Infra­struk­tur am bes­ten. Warum also nicht die gesamte digi­tale Trans­for­ma­tion aus­schließ­lich in die Hände die­ser Exper­ten legen?

Doch so ein­fach und offen­sicht­lich das auf den ers­ten Blick erscheint: Ein Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess, bei­spiels­weise bei der Ein­füh­rung einer digi­ta­len Doku­men­ten­stra­te­gie, braucht wesent­lich mehr, um erfolg­reich zu ver­lau­fen. Nur wenn alle Abtei­lun­gen mit­zie­hen, kann das Unter­neh­men lang­fris­tig profitieren.

Unter­neh­mens-IT als Trei­ber der Digitalisierung

Sicher­lich ist die IT-Abtei­lung fach­lich am bes­ten geeig­net, um Maß­nah­men zur Digi­ta­li­sie­rung durch­zu­füh­ren. Sie im Unter­neh­men dau­er­haft zu eta­blie­ren, kann die Unter­neh­mens-IT jedoch schnell an ihre Gren­zen füh­ren: Zum einen sind ihre Auf­ga­ben dar­über hin­aus sehr viel­fäl­tig und sol­len auch wäh­rend der Recher­che, Aus­wahl und Umset­zung einer Tech­no­lo­gie nicht ver­nach­läs­sigt wer­den. Zum ande­ren ist es für einen erfolg­rei­chen Pro­zess ent­schei­dend, alle betei­lig­ten Mit­ar­bei­ter ins Boot zu holen.

Denn immer­hin gilt es, bei der Digi­ta­li­sie­rung auch die Unter­neh­mens­kul­tur zu adap­tie­ren. Auf­ge­setzte Kon­zepte, die nur in eine Rich­tung kana­li­siert wer­den, füh­ren hier­bei sicher nicht zum gewünsch­ten Erfolg und kön­nen sogar zum Hin­der­nis werden.

Wenn es näm­lich auf­grund wirk­lich oder nur ver­meint­lich höhe­rer Auf­wände für die betei­lig­ten Abtei­lun­gen zu einem Man­gel an Akzep­tanz kommt, ver­pufft selbst die aus­ge­klü­gelte Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie nutz­los. Des­halb ist es nicht nur sinn­voll, son­dern sogar erfolgs­ent­schei­dend, alle mit ins Boot zu holen und die Digi­ta­li­sie­rung abtei­lungs­über­grei­fend voranzutreiben.

Externe Bera­ter helfen

Da die Auf­ga­ben der IT zwar wach­sen, die Anzahl der Mit­ar­bei­ter in die­sem Bereich jedoch nicht, emp­fiehlt es sich fer­ner, externe Bera­ter bei der Umset­zung hin­zu­zu­zie­hen. Auf diese Weise erzielt man zwei Effekte: Die IT kann nicht nur ihre ori­gi­nä­ren Auf­ga­ben wahr­neh­men, son­dern  die exter­nen Exper­ten kön­nen auch als Ver­mitt­ler zwi­schen IT und Fach­ab­tei­lung fun­gie­ren. Eine Befra­gung von IDC zeigte auf, dass gerade nicht-tech­ni­sche Hür­den ent­spre­chende Pro­jekte schei­tern lassen.

So ist für die erfolg­rei­che Umset­zung ent­spre­chen­der Pro­jekte eine enge Zusam­men­ar­beit zwi­schen IT und Fach­ab­tei­lun­gen unum­gäng­lich. Genau dies wird jedoch von den Befrag­ten als größte Bar­riere ange­se­hen. So trauen die Fach­ab­tei­lun­gen der IT-Abtei­lung eine Opti­mie­rung von Arbeits­ab­läu­fen nicht zu. Die IT bemän­gelt hin­ge­gen eine feh­lende Unter­stüt­zung durch das Manage­ment sowie zu viele unter­schied­li­che Ansprech­part­ner in den Fachbereichen.

Betrof­fene zu Betei­lig­ten machen

Bereits im Vor­feld einer Digi­ta­li­sie­rungs­maß­nahme soll­ten alle Betei­lig­ten ein­ge­bun­den wer­den. Beim Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) bei­spiels­weise kann es die Buch­hal­tung sein, die durch einen dyna­mi­schen, papier­lo­sen Work­flow sicher pro­fi­tiert. Dazu ist es erfor­der­lich, dass die Betrof­fe­nen zu Betei­lig­ten gemacht werden.

Sie wer­den in die Erstel­lung des Anfor­de­rungs­pro­fils mit ihrer Pra­xis­er­fah­rung ein­ge­bun­den. Die IT-Abtei­lung kann hier die Rolle des Regis­seurs über­neh­men und auf der Basis der Anfor­de­run­gen ein Kon­zept zur Ein­füh­rung des DMS erstel­len, so dass es die Ziel­vor­ga­ben erfüllt.

Ver­ant­wort­lich­kei­ten klären

Damit ein Pro­jekt nicht in der Pla­nungs­phase sta­gniert, sollte es durch Ver­ant­wort­li­che aus den betei­lig­ten Abtei­lun­gen beglei­tet wer­den, die inter­dis­zi­pli­när in einem Team zusam­men­ar­bei­ten und sich regel­mä­ßig aus­tau­schen. Auch hier kann der IT-Ver­ant­wort­li­che die Rolle des Regis­seurs über­neh­men und das Team dabei unter­stüt­zen, die Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie kon­struk­tiv umzu­set­zen und die Maß­nahme dau­er­haft zu etablieren.

Auch wenn mal etwas nicht funk­tio­niert und län­ger dau­ert als geplant: Sobald die betei­lig­ten Abtei­lun­gen fest­stel­len, dass die Digi­ta­li­sie­rung eine echte Unter­stüt­zung für ihre Arbeit ist, sind sie sicher­lich mit Herz und Hirn dabei. So schafft der Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess ganz neben­bei auch Mit­ar­bei­ter, die das Unter­neh­men sou­ve­rän in die Zukunft begleiten.

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