Der digitale Wandel kann in Unternehmen nur dann erfolgreich verlaufen, wenn alle beteiligten Abteilungen entsprechende Digitalisierungsmaßnahmen verzahnt vorantreiben. Die Unternehmens-IT kann hierbei eine Schlüsselrolle übernehmen. Allerdings nur, wenn sie bei der Etablierung digitaler Technologien sensibel vorgeht und Prozesse nicht ausbremst.

Für viele ist klar: Die Digitalisierung des Unternehmens liegt in der Hand der IT-Abteilung. Schließlich beschäftigt sie sich quasi von Amts wegen mit der Einführung von digitalen Lösungen. Zudem kennt sie die IT-Infrastruktur am besten. Warum also nicht die gesamte digitale Transformation ausschließlich in die Hände dieser Experten legen?

Doch so einfach und offensichtlich das auf den ersten Blick erscheint: Ein Digitalisierungsprozess, beispielsweise bei der Einführung einer digitalen Dokumentenstrategie, braucht wesentlich mehr, um erfolgreich zu verlaufen. Nur wenn alle Abteilungen mitziehen, kann das Unternehmen langfristig profitieren.

Unternehmens-IT als Treiber der Digitalisierung

Sicherlich ist die IT-Abteilung fachlich am besten geeignet, um Maßnahmen zur Digitalisierung durchzuführen. Sie im Unternehmen dauerhaft zu etablieren, kann die Unternehmens-IT jedoch schnell an ihre Grenzen führen: Zum einen sind ihre Aufgaben darüber hinaus sehr vielfältig und sollen auch während der Recherche, Auswahl und Umsetzung einer Technologie nicht vernachlässigt werden. Zum anderen ist es für einen erfolgreichen Prozess entscheidend, alle beteiligten Mitarbeiter ins Boot zu holen.

Denn immerhin gilt es, bei der Digitalisierung auch die Unternehmenskultur zu adaptieren. Aufgesetzte Konzepte, die nur in eine Richtung kanalisiert werden, führen hierbei sicher nicht zum gewünschten Erfolg und können sogar zum Hindernis werden.

Wenn es nämlich aufgrund wirklich oder nur vermeintlich höherer Aufwände für die beteiligten Abteilungen zu einem Mangel an Akzeptanz kommt, verpufft selbst die ausgeklügelte Digitalisierungsstrategie nutzlos. Deshalb ist es nicht nur sinnvoll, sondern sogar erfolgsentscheidend, alle mit ins Boot zu holen und die Digitalisierung abteilungsübergreifend voranzutreiben.

Externe Berater helfen

Da die Aufgaben der IT zwar wachsen, die Anzahl der Mitarbeiter in diesem Bereich jedoch nicht, empfiehlt es sich ferner, externe Berater bei der Umsetzung hinzuzuziehen. Auf diese Weise erzielt man zwei Effekte: Die IT kann nicht nur ihre originären Aufgaben wahrnehmen, sondern  die externen Experten können auch als Vermittler zwischen IT und Fachabteilung fungieren. Eine Befragung von IDC zeigte auf, dass gerade nicht-technische Hürden entsprechende Projekte scheitern lassen.

So ist für die erfolgreiche Umsetzung entsprechender Projekte eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen unumgänglich. Genau dies wird jedoch von den Befragten als größte Barriere angesehen. So trauen die Fachabteilungen der IT-Abteilung eine Optimierung von Arbeitsabläufen nicht zu. Die IT bemängelt hingegen eine fehlende Unterstützung durch das Management sowie zu viele unterschiedliche Ansprechpartner in den Fachbereichen.

Betroffene zu Beteiligten machen

Bereits im Vorfeld einer Digitalisierungsmaßnahme sollten alle Beteiligten eingebunden werden. Beim Dokumentenmanagement (DMS) beispielsweise kann es die Buchhaltung sein, die durch einen dynamischen, papierlosen Workflow sicher profitiert. Dazu ist es erforderlich, dass die Betroffenen zu Beteiligten gemacht werden.

Sie werden in die Erstellung des Anforderungsprofils mit ihrer Praxiserfahrung eingebunden. Die IT-Abteilung kann hier die Rolle des Regisseurs übernehmen und auf der Basis der Anforderungen ein Konzept zur Einführung des DMS erstellen, so dass es die Zielvorgaben erfüllt.

Verantwortlichkeiten klären

Damit ein Projekt nicht in der Planungsphase stagniert, sollte es durch Verantwortliche aus den beteiligten Abteilungen begleitet werden, die interdisziplinär in einem Team zusammenarbeiten und sich regelmäßig austauschen. Auch hier kann der IT-Verantwortliche die Rolle des Regisseurs übernehmen und das Team dabei unterstützen, die Digitalisierungsstrategie konstruktiv umzusetzen und die Maßnahme dauerhaft zu etablieren.

Auch wenn mal etwas nicht funktioniert und länger dauert als geplant: Sobald die beteiligten Abteilungen feststellen, dass die Digitalisierung eine echte Unterstützung für ihre Arbeit ist, sind sie sicherlich mit Herz und Hirn dabei. So schafft der Digitalisierungsprozess ganz nebenbei auch Mitarbeiter, die das Unternehmen souverän in die Zukunft begleiten.

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