Laut IDC ist das Print- und Dokumentenmanagement ein wichtiger Hebel, um digitale Arbeitsweisen im Unternehmen zu etablieren. Zu diesem Ergebnis kommt das Marktforschungsinstitut in seiner Untersuchung „Print- und Dokumentenmanagement in Deutschland 2016″. So investieren immer mehr Unternehmen in die Digitalisierung ihrer Dokumentenworkflows.

Dokumentenmanagement- (DMS) bzw. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) können hier eine Schlüsselrolle spielen, um dokumentenbasierte Unternehmensabläufe agiler zu machen. Allerdings bringen diese ihre Potenziale nur dann zum Tragen, wenn die analogen Arbeitsabläufe auf sie angepasst werden und nicht umgekehrt. Wie sieht daher die beste Strategie aus? In welchen Bereich muss ein Unternehmen dringend investieren, wo ist man bereits gut aufgestellt? Kurzum: Wie viel DMS benötigt mein Unternehmen überhaupt? Um diese Fragen zu beantworten, hat KYOCERA Document Solutions einen neuen Beratungsansatz geschaffen: die KYOCERA Potenzialanalyse.

KYOCERA Potenzialanalyse ermittelt Ist- und beschreibt Soll-Zustand

Die KYOCERA Potenzialanalyse begleitet Sie und Ihr Unternehmen dabei, den Grad Ihres Informationsmanagements zu erfassen und systematisch eine Strategie für die Einführung eines DMS beziehungsweise ECM zu entwickeln. Ein DMS/ECM entfaltet sein volles Potenzial erst dann, wenn es abteilungsübergreifend geplant, konzipiert und implementiert wird. Deshalb erfasst KYOCERA zunächst den Ist-Zustand der informationsbasierten Arbeitsabläufe.

Dies geschieht im Rahmen eines moderierten Workshops, in dem Vertreter aus verschiedenen Abteilungen über den Reifegrad Ihrer Dokumentenprozesse und des Informationsmanagements diskutieren und diese einem Level von 1 bis 5 zuordnen müssen. Gleichzeitig wird erörtert, welches Level der jeweilige Prozess erreichen soll. Auf diese Weise wird ein Soll-Ist-Vergleich erstellt, wie die einzelnen Prozesse von Ihren Mitarbeitern gesehen werden bzw. wie die Idealvorstellung aussieht.

Detaillierte Ergebnispräsentation und Umsetzungsbegleitung

Anhand der hier erhobenen Daten identifizieren die KYOCERA-Berater im Anschluss an den Workshop Stärken und Schwächen und fassen diese in einer detaillierten Ergebnispräsentation zusammen. Diese stellt auch einen dedizierten Konzeptvorschlag vor: Dabei wird grundsätzlich ergebnisoffen und herstellerneutral vorgegangen. Es werden keine Produkte empfohlen, sondern Lösungswege, die Sie und Ihr Unternehmen weiterbringen.

Wenn Sie genau wissen wollen, wie die KYOCERA Potenzialanalyse Sie unterstützt, finden Sie weitere Informationen in unserem E-Book „Wie viel DMS benötigen Sie? Informationsmanagement auf dem Prüfstand“.