Nur die Hälfte aller Büroangestellten in Deutschland und Österreich findet den Wissenstransfer in ihrem Unternehmen gut strukturiert. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Statista-Befragung im Auftrag von KYOCERA Document Solutions. Wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) helfen, den Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern zu verbessern, erläutert Frank Strotmann, Senior Business Analyst DMS/ECM bei KYOCERA Document Solutions Deutschland.

smart: Frank, als DMS-Berater bist du viel unterwegs und lernst dementsprechend viele Unternehmensformen und Arbeitsweisen kennen. Welche Bedeutung hat deiner Meinung nach das Wissensmanagement in deutschen Unternehmen?

Frank Strotmann: Die Zahl an Informationen, mit denen die Mitarbeiter in deutschen Unternehmen täglich zu tun haben, nimmt weiter zu. Aus diesem Grund gewinnt auch das Management bzw. die Verfügbarkeit dieser Informationen an Bedeutung. Das Wissensmanagement sollte daher ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie bzw. der IT-Infrastruktur sein. Allerdings gibt es hier gerade in kleinen und mittleren Unternehmen noch Verbesserungsbedarf, was die Erstellung, Verteilung und Bewahrung von Wissen betrifft. So gab laut Statista-Studie nur ein Viertel der darin befragten Büroangestellten an, dass ihr Wissen so gut dokumentiert ist, dass Kollegen es bei einem Ausscheiden sofort nutzen können. Es besteht also Verbesserungsbedarf, was den Wissenstransfer im Mittelstand betrifft.

smart: In kleinen und mittleren Unternehmen kennt doch eigentlich jeder jeden, sodass der Wissenstransfer hier kein Problem sein sollte. Wieso siehst du aber gerade bei KMU Verbesserungsbedarf?

Strotmann: In der Tat ist das Thema Wissensmanagement im Informationszeitalter für alle Unternehmen relevant. Jedoch haben kleine und mittlere Unternehmen oftmals größere Probleme, wenn Mitarbeiter ausscheiden – sei es altersbedingt oder aufgrund eines Jobwechsels. Hier besteht die Gefahr, dass dann das Wissen und die Erfahrung, die dieser Mitarbeiter hatte, verloren gehen. Das kann gerade bei Schlüsselmitarbeitern wie dem Vertriebs- oder Marketing-Verantwortlichen schnell geschäftskritisch werden. Ein weiterer Aspekt ist das Thema Zeit: Unsere Befragung hat gezeigt, dass Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach und der Verteilung von Wissen und Informationen verbringen. Je effizienter man dieses gewonnene Wissen managen kann, desto erfolgreicher kann das gesamte Unternehmen agieren.

smart: Wie sieht denn für dich ein gutes Wissensmanagement aus?

Strotmann: Ein wesentliches Ziel des Wissensmanagements ist es, das in den Unternehmen vorhandene Wissen unabhängig von den einzelnen Mitarbeitern zu machen. Auf diese Weise stellen Sie zum einen sicher, dass Informationen schnell bzw. orts- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen und Ihre Mitarbeiter deutlich auskunftsfähiger sind. Zum anderen gewährleisten Sie damit, dass das Wissen dem Unternehmen auch dann noch zur Verfügung steht, wenn die entsprechenden Personen kündigen, in Rente gehen oder aus anderen Gründen längere Zeit ausfallen. . Mithilfe von DMS-Software lässt sich dies verhindern.

smart: Wie kann denn das Dokumentenmanagement dazu beitragen, den Wissenstransfer zu optimieren?

Strotmann: Mit einem Dokumentenmanagementsystem stellen Unternehmensverantwortliche sicher, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. So ist das meiste Wissen im Unternehmen bereits dokumentiert. Sprich: Es liegt in digitalen oder papierbasierten Dokumenten ab. Man denke hier beispielsweise an E-Mails, Word-Dateien, Angebote, Verträge, Protokolle usw. Sind diese Dokumente oder eben Wissensträger aber nur lokal auf dem Rechner des jeweiligen Mitarbeiters gespeichert, nimmt es zunächst einmal Zeit in Anspruch, die benötigten Informationen zu finden. Noch komplexer wird es, wenn der Mitarbeiter außer Haus ist oder das Unternehmen ganz verlässt. Dann droht Wissensverlust! Dies lässt sich mit einem DMS vermeiden: Werden alle Dokumente standardmäßig in einem DMS abgelegt, erfolgt die Suche nach Informationen in Sekundenschnelle. Zudem sind Prozesse transparenter, sodass auch die Kollegen in der Lage sind, die notwendigen Unterlagen zu finden.

smart: Warum tun sich kleine und mittlere Unternehmen denn bei der Einführung einer DMS-Lösung schwer?

Strotmann: In KMU ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bisher eher Nebenschauplatz bzw. ordnet sich dem Tagesgeschäft unter. In Großkonzernen stehen dahingehend größere finanzielle und personelle Ressourcen zur Verfügung. Die Implementierung von digitalen Arbeitsweisen bzw. eines elektronischen DMS ist aber wissens-, zeit- und budgetintensiv. Aus diesem Grund müssen DMS-Lösungen für Mittelständler flexibel sein. Sie müssen mit dem Unternehmen bzw. den sich ändernden Anforderungen mitwachsen. Um die Mitarbeiter schnell einzubeziehen und aktiv am Wissenstransfer teilhaben zu lassen, sollte die DMS-Lösung zudem intuitiv bedienbar sein. Auch die einfache Einbindung in die bestehende IT-Architektur sowie die vorhandenen Arbeitsweisen ist wichtig, damit KMU die Vorteile eines DMS nutzen können.

smart: Aus deinem Praxisalltag: Gibt es denn überhaupt KMU, die mit DMS bereits den ersten Schritt in Richtung Wissensmanagement gegangen sind?

Strotmann: Ja, die gibt es. Ein Beispiel ist die Firma Westfalia Wärmetechnik in Rödinghausen. Das Unternehmen bietet Lösungen rund um die Energie- und Anlagentechnik. Die Bearbeitung solcher Projekte ist wissensintensiv. Informationen zu in den Anlagen der Kunden verbauten Teilen lagen bei Westfalia Wärmetechnik aber zum großen Teil noch in Aktenordnern ab. Entsprechend zeitintensiv war die Suche nach benötigten Informationen. Die Geschäftsführung hat sich daher dazu entschieden, eine DMS-Lösung einzuführen. Nach längerer Recherche entschied man sich für den KYOCERA Workflow Manger. Dieser erlaubt aufgrund seiner flexiblen und skalierbaren Architektur eine bedarfsgerechte Installation. Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse erfolgte entsprechend schnell. Heute dauert die Suche nach solchen Informationen nur wenige Sekunden und auch die Absprache im Team ist erheblich einfacher geworden.

smart: Gerade der Austausch zwischen den einzelnen Mitarbeitern ist ja ein entscheidender Faktor für einen erfolgreichen Wissenstransfer. Wie unterstützt ein DMS-System die Kommunikation im Team untereinander?

Strotmann: Unsere Umfrage hat gezeigt, dass die meisten Unternehmen über E-Mail miteinander korrespondieren. Dies hat aber entscheidende Nachteile: Gerade wenn man nicht mehr genau weiß, wann und an wen eine wichtige E-Mail geschickt wurde, gestaltet sich die Suche im Posteingang schwierig. Mit einer entsprechenden DMS-Software lassen sich diese E-Mails bzw. die benötigten Informationen schnell und einfach wiederfinden. Darüber hinaus bieten DMS-Lösungen wie der KYOCERA Workflow Manager gleich mehrere Möglichkeiten, im Team zu kommunizieren und Wissen effizient auszutauschen. Dokumente lassen sich zum Beispiel einem bestimmten Projekt zuordnen, in dem das gesamte Team Informationen zu Status, Kunden oder Lieferanten findet. Es lassen sich zudem Workflows definieren, sodass Abläufe transparenter werden. Dies erleichtert nicht nur die Weitergabe von Inhalten: Auch wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist bzw. das Unternehmen verlässt, bleibt das Wissen so verfügbar.

Weitere Informationen zu diesem Thema sowie die Ergebnisse der KYOCERA-Studie „Wissensmanagement im Mittelstand“ können Sie hier kostenfrei herunterladen.