In den Anfangszeiten der elektronischen Geschäftskorrespondenz hat man einen Ausdruck angefertigt und diesen zu den Akten genommen. Irgendwann wurde die E-Mail gelöscht. Spätestens mit einem Hardwarewechsel gingen alle E-Mails mit der gesamten PST-Datei über den Jordan. Bei den meisten IT-Abteilungen hat sich das zwar bereits geändert; aber dennoch gibt es erhebliche Unsicherheiten zur Archivierung von E-Mails.

Grundsätzlich sind alle Schriftwechsel und Dokumente bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren, sofern sie steuerlich relevant sind. Geregelt sind diese Anforderungen in den §§ 239 und 257 HGB sowie der Abgabenordnung (AO). In Verbindung mit § 238 HGB sind alle Kaufleute dazu verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens zu dokumentieren sowie die entsprechenden Unterlagen geordnet aufzubewahren. Daraus leiten sich auch die GoBS, die Grundsätze ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme ab. Die GoBS stehen für eine sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten, für die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren einzuhalten sind. Sie gelten für die Speicherung aller Dokumente, egal ob sie in klassischer Papierform oder elektronisch vorliegen. Der § 147 der Abgabenordnung (AO) zählt die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auf. Es gilt der Grundsatz, dass alle Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Per E-Mail geführte Vertragsverhandlungen haben Status als Handelsbrief

Wichtig ist für Sie als CIO oder Leiter der IT-Abteilung, dass als Handelsbrief die gesamte Korrespondenz gilt, die die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäftes zum Inhalt hat. Darunter fallen jedoch nicht nur Briefe im klassischen Sinn, die auf Papier gedruckt auf dem Postwege eingehen. Ebenso gelten elektronische Nachrichten als handelsrechtliche Korrespondenz. Dazu gehören dann auch E-Mails, Faxe, Telegramme. Unklar ist bisher, ob auch per Chat, SMS oder Messenger vereinbarte Absprachen als Geschäfts- oder Handelsbrief zu werten sind. Besser ist es aber, die gesamte, auch von mobilen Endgeräten aus geführte externe Korrespondenz rund um Vertragsschließungen für sechs Jahre revisionssicher zu archivieren. Neben dieser sechsjährigen Aufbewahrungsfrist gilt sowohl für Eingangs- als auch Ausgangs-Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, dass sie im Original und mit Attachment sogar zehn Jahre zu archivieren sind. Aber: Firmeninterner Schriftverkehr fällt nicht unter die aufbewahrungspflichtige Korrespondenz.

Nur Archivsystem mit WORM-Speicher ist revisionssicher

Unabhängig von der Form der Aufbewahrung, also klassisch oder digital, müssen die Dokumente während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Das bedeutet, dass sie jederzeit für die Steuerbehörden ohne Verzug einsehbar sein müssen. Eine fehlerhafte oder lückenhafte Archivierung kann zu einem Verstoß gegen die GoBS führen. Für die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen werden Archivsysteme eingesetzt, die aus Datenbanken, Archivierungssoftware und Speichern bestehen. Sie basieren in der Regel auf einer Referenzdatenbank, die mit Verwaltungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher verweisen, auf dem die Dokumente gespeichert sind. Die Datenbank ermöglicht über den Index, dass Dokumente wieder gefunden werden können. Um die GoBS zu erfüllen, dürfen archivierte Daten nicht mehr veränderbar sein. Deshalb kommen spezielle Hardware-Komponenten zum Einsatz, die die WORM-Standards erfüllen. WORM steht für „write once, read many“. Werden Dateien auf solche Storage-Systeme gespeichert, sind sie revisionssicher archiviert.

Speicherstandard PDF/A garantiert Lesbarkeit

Heute bereits nutzt jeder das PDF-Format für den sicheren Dateiaustausch. Seit 1993 zählt dieses Format von Adobe zu den modernsten und leistungsfähigsten weil plattformübergreifenden Formaten. Darauf gründet vermutlich auch der Archivformatstandard PDF/A. PDF/A ist ein mehrteiliger Standard der Industrienorm ISO 19005-1, den internationale Branchenverbände, Unternehmen und Behörden über viele Jahre der Zusammenarbeit hinweg definierten. Heute ist er der Standard, um elektronische Dokumente so darzustellen, dass das optische und inhaltliche Erscheinungsbild über hoffentlich Jahrzehnte erhalten bleibt. Das Format leistet dies immer und unabhängig davon, welche Hard- und Software zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion eingesetzt wurden. Wichtig ist für die Archivierung ganz unterschiedlicher Medientypen in einem Dokument, wie dies bei E-Mails ja möglich ist, dass in PDF/A-3 mittlerweile auch Video und Audio-Formate eingebunden werden können.