In der Arbeitswelt von morgen findet Wissensarbeit nicht mehr nur am Schreibtisch im Büro statt. Mobilität und Flexibilität gewinnen an Bedeutung. Doch was bedeutet das Thema agiles Arbeiten für die Anforderungen an die Unternehmens-IT?

Gehören Sie auch zu den Menschen, die morgens bzw. abends auf dem Weg ins oder vom Büro mit dem obligatorischen Verkehrsstau zu kämpfen haben? Dann mögen Ihnen Aussagen, in denen die starren Arbeitszeitmodelle schon bald nicht mehr existieren, Verwunderung in die Augen treiben. Fast wöchentlich sind in diversen Wirtschaftsmedien Überschriften wie „Die Bürowelt im Wandel“ oder „Die Flexibilisierung der Arbeit nimmt zu“ zu lesen und klingen – zumindest für den Berufsverkehr-Geplagten – wie ein weit entferntes Zukunftsszenario. Aber ist dem so? Oder haben Sie vielleicht auch schon einmal im Stau stehend Ihre E-Mails auf dem Handy abgerufen? Falls ja: Willkommen in der Arbeitswelt von morgen!

Fest steht, dass unsere Arbeitsweisen sich durch den Einzug von Laptop, Tablet und Smartphone in die Unternehmen bereits massiv verändert haben. Und diese Entwicklung wird laut dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation weiter zunehmen: „Die Digitalisierung ist ein wesentlicher Treiber, der die Arbeitssysteme in der Wirtschaft verändert“, sagte Prof. Wilhelm Bauer, Leiter des Fraunhofer IAO, anlässlich einer Fachveranstaltung von Kyocera im Mai dieses Jahres. „In Zukunft werden Menschen ihre Arbeit noch selbstbestimmter durchführen können. Der Mitarbeiter kann dann entscheiden, ob er um die Ecke im Café arbeitet, daheim am Couchtisch oder ob er doch noch ins Büro kommen möchte, um sich mit anderen persönlich auszutauschen.“

IT kommt Schlüsselrolle zu

Für Wilhelm Bauer steht derweil fest, dass der IT eine Schlüsselrolle zukommt, diese flexiblen und dynamischen Arbeitsweisen zu ermöglichen: „Wir stehen gerade an der Schwelle zu einem digitalen Wandel der Büro- und Wissensarbeit. Unternehmensabläufe werden immer digitaler und die Bereitstellung von Informationen oder Dokumenten gewinnt an Relevanz. Aus diesem Grund bildet die IT den Kern dieser Transformationsprozesse in den Unternehmen.“ Diese Transformation umfasst neben der Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten vor allem die Optimierung und Straffung von Dokumentenmanagementprozessen – Aufgaben, die traditionell in den Verantwortungsbereich der IT fallen.

Da dem so ist, ist es wichtig den CIO noch stärker als bisher in die Unternehmensentscheidungen und -strategien einzubinden. Dies hat vor allem vor dem Hintergrund Relevanz, dass es bei der Einführungen von flexiblen Lösungen nicht nur technische Barrieren zu überwinden gilt: Unternehmen sollten sich zusätzlich auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe konzentrieren. Die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse auf organisatorischer Ebene ist ebenfalls ein entscheidender Hebel, um das Optimierungspotenzial voll auszuschöpfen. Diese Aspekte werden allerdings oftmals von der IT unterschätzt.

Um Geschäftsprozesse zu optimieren, ist eine enge Kooperation von IT- und Fachabteilungen unumgänglich. Diese trauen der IT die Prozessoptimierung aber nicht immer zu. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit der Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen und der daraus resultierenden Komplexität schwer. Hier kann die Einbindung eines externen Dienstleisters helfen, Vorbehalte abzubauen. Die Möglichkeiten, die sich dadurch für das Gesamtunternehmen ergeben, sind enorm: Allein um die Zeit auf dem Weg ins Büro besser zu nutzen.