Laut dem von Bitkom veröffentlichten „Digital Office Index 2018″ haben Großunternehmen im Vergleich zum Mittelstand (KMU) bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen die Nase vorn. Was aber machen die Großen bei der digitalen Transformation besser, und was können KMU daraus lernen, um aufzuholen?

Der Mittelstand gilt in Deutschland zu Recht als zentrale Säule der Wirtschaft: Mittelständische Unternehmen agieren häufig flexibler und schneller als Großunternehmen. Das gilt gerade dann, wenn es um die Anforderungen und Wünsche ihrer Kunden und Auftraggeber geht. Das macht den hiesigen Mittelstand im In- und Auslandsgeschäft erfolgreich, was nicht zuletzt der ungebrochen hohe deutsche Exportüberschuss untermauert.

KMU mit Nachholbedarf bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Trotzdem ist der Mittelstand nicht in allen Disziplinen der Klassenprimus: So haben bei der Digitalisierung von Büro- und Geschäftsprozessen hierzulande Großunternehmen die Nase vorn. Dies offenbart die aktuelle Untersuchung „Bitkom Digital Office Index 2018“. Für die Erstellung der Studie wurden über 1.100 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 20 Mitarbeitern befragt. Eines der Ergebnisse: Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind bei der Digitalisierung ihrer Büroprozesse deutlich weiter als Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern.

Doch warum droht der Mittelstand gerade bei der Digitalisierung von Büro- und  den Anschluss an die Großen zu verlieren? Die Antwort liefert die Bitkom-Untersuchung gleich mit: Die Digitalisierung nimmt bei den großen Unternehmen einfach einen anderen Stellenwert ein!

Digitale Transformation nicht strategisch verankert

Aktuell verfolgen nur 45 Prozent der KMU in Bezug auf ihre Büro- und Verwaltungsprozesse eine Digitalisierungsstrategie. Zum Vergleich: Bei den Großunternehmen haben 73 Prozent eine klare Strategie! Deutlich wird dieser Unterschied, wenn man die Arbeitsweisen in den verschiedenen Unternehmen betrachtet: Laut Bitkom gaben 27 Prozent der Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern an, noch überwiegend papierbasiert zu arbeiten. Bei den Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern sind es gerade mal 11 Prozent.

Ein weiterer Unterschied: In Großunternehmen gibt es meist einen zentralen Verantwortlichen, der bereichsübergreifend die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten koordiniert und verantwortet. Bei den kleinen Unternehmen ist ein solcher Koordinator wesentlich seltener anzutreffen. Kein Wunder: Kleinere Unternehmen kämpfen häufiger mit personellen Ressourcen, was bei großen Unternehmen eher selten ein Thema ist.

Klare Verantwortlichkeit für Digitalisierungs-Projekte

Bei 45 Prozent der Betriebe mit mindestens 500 Mitarbeitern kümmert sich ein Chief Information Officer (CIO) um die Digitalisierungsschritte. In 10 Prozent der Fälle ist ein Chief Digital Officer (CDO) eigens mit der Thematik betraut. Zwar beschäftigt sich auch bei 29 Prozent der kleineren Betriebe der Leiter Informationstechnik mit der Digitalisierung. In knapp ein Drittel (32 Prozent) aller Fälle trifft hier allerdings die Geschäftsführung die Entscheidungen. In den großen Unternehmen ist das nur bei 13 Prozent der Fall.

Auch wenn man die Kompetenz und Erfahrung des Geschäftsführers eines mittelständischen Unternehmens nicht unterschätzen sollte: Die Konzentration des wichtigen Strategiethemas Digitalisierung beim „Chef“ birgt auch Risiken. So muss sich annähernd jeder Geschäftsführer im Mittelstand tagtäglich mit einer Vielzahl von Fragen auseinandersetzen und hier Entscheidungen auf den Weg bringen.

Die Folge kann sein, dass diese tagesaktuellen Aufgaben viel Zeit beanspruchen. Für vermeintlich zeitunkritische Themen, die nicht direkt mit dem Tagesgeschäft zusammenhängen, bleibt dann kaum Zeit. So kommt es, dass wichtige strategische Entscheidungen erst dann gefällt werden, wenn Geschäftspartner Druck machen oder Wettbewerber voraus sind. Wer dann unter Zeitdruck agiert, entscheidet sich womöglich für die falsche Marschrichtung und muss später kostspielige Korrekturen verantworten.

Das können KMU von Großunternehmen lernen

Was aber kann David denn nun von Goliath lernen? Zunächst einmal: Wenn kleinere und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung nicht den Anschluss verlieren möchten, gilt es zunächst einmal ein entsprechendes Bewusstsein in der Organisation zu schaffen. Dies darf nicht nur ein Lippenbekenntnis sein: Klare Verantwortlichkeiten und auch entsprechende Budgets gilt es festzulegen bzw. bereitzustellen. Projekte zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen müssen daher in der Strategie der Organisation verankert sein. Nur so lässt sich vermeiden, dass diese Projekte aufgrund mangelnder Akzeptanz oder fehlender Mittel und Ressourcen scheitern.

Dazu ist es auch unerlässlich, vor dem Beginn eines Digitalisierungsprojekts Transparenz zu schaffen: Im Vorfeld sollten daher zunächst die vorhandenen Abläufe in einer Abteilung oder dem gesamten Unternehmen analysiert werden. Welche Prozesse gibt es überhaupt in einer Abteilung? Wie viele Personen sind wie lange zum Beispiel mit der Bearbeitung einer Rechnung oder eines Vertrags beschäftigt? Welche Software ist am besten geeignet, um die Abläufe effizienter zu gestalten? Dies sind einige der Fragen, die es vor dem Start eines Optimierungsprojekts zu beantworten gilt.

Im Rahmen einer solchen Analyse lassen sich nicht nur die wesentlichen Anforderungen der Mitarbeiter identifizieren, sondern auch die zu erwartenden Einsparungen bemessen. Überdies lassen sich auf Basis der Evaluation gemeinsame Ziele festlegen, und der Amortisation-Zeitpunkt einer Lösung kann ermittelt werden. Bei der Umsetzung einer solchen Analyse können kleine und mittlere Unternehmen im Rahmen der Initiative go-digital sogar eine staatliche Förderung in Anspruch nehmen.

Weitere Informationen hierzu sowie konkrete Tipps, wie KMU bei der digitalen Transformation aufholen können, finden Sie auch in unserem E-Book Leitfaden fürs Digital Office. Dieses können Sie kostenfrei herunterladen.