Mittels Dokumentenmanagement, kurz DMS, lassen sich für mittelständische Unternehmen zahlreiche Vorteile realisieren: Kritische Geschäftsprozesse lassen sich mit einer intelligenten DMS- oder ECM-Lösung schneller, transparenter und vor allem agiler gestalten. Damit sich diese Effekte tatsächlich einstellen, gilt es, bereits bei der Auswahl der DMS-Software verschiedene Aspekte zu berücksichtigen.

Während größere Unternehmen seit längerem auf die Vorteile von DMS und ECM setzen, zieht mittlerweile der Mittelstand nach. Zu diesem Ergebnis kommt der Branchenverband Bitkom in seiner Studie „ECM im Mittelstand“. Wesentliche Treiber sind hier neben dem Wunsch, Geschäftsprozesse zu digitalisieren auch die hohen Anforderungen an die Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten (DSGVO, GoBD, etc.) sowie die neuen Formen der Zusammenarbeit in Teams.

DMS und ECM für mittelständische Unternehmen relevant

Tatsächlich lassen sich mit DMS- und ECM-Lösungen all diese Vorteile realisieren. Dokumenten-Workflows werden nicht nur transparenter. Auch das Finden und Bearbeiten von kundenrelevanten Informationen geht dank intelligenter Suchfunktionen deutlich schneller vonstatten. Damit Ihr Unternehmen von einer gesteigerten Prozesseffizienz profitiert, gilt es, im Vorfeld eines DMS-Projekts zentrale Fehler zu vermeiden, da diese im schlimmsten Fall sogar zum Scheitern führen können. Die größten Fehler lassen sich bereits vor der Auswahl einer passenden Lösung vermeiden.

Wie DMS hilft Geschäftsprozesse zu digitalisieren

Kleine Schritte gehen

Ein wesentlicher Aspekt: Insbesondere in mittelständischen Unternehmen ist es oftmals ratsam, sich dem Thema DMS zunächst in kleinen Schritten zu nähern. Sprich: Beginnen Sie erst einmal mit einem Prozess oder einer Abteilung, anstatt sämtliche Prozesse im gesamten Unternehmen zu digitalisieren – von der Logistik über das Marketing und den Vertrieb bis zum Backoffice. Auf diese Weise vermeiden Sie es, sich in zu vielen Baustellen zu verlieren.

Durch diesen fokussierten Ansatz können Sie viel besser das Projekt koordinieren, Stolpersteine identifizieren und Mitarbeiter in die neuen, digitalen Arbeitsweisen involvieren. Wählen Sie am besten einen Bereich aus, in dem viel Verbesserungspotenzial besteht. Für gewöhnlich sind dies die Prozesse im Backoffice: Rechnungen, Verträge, Angebote. Mit DMS lassen sich binnen kurzer Zeit die mit diesen Dokumenten verbundenen Workflows schnell automatisieren, was eine enorme Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter bedeutet.

Einfache Nutzerführung gewünscht

Achten Sie dabei unbedingt auch auf eine einfache Bedienweise der Software. Für die meisten Büroangestellten spielt das Thema Anwenderfreundlichkeit eine zentrale Rolle im Umgang mit einer DMS-Lösung. In einer KYOCERA-Umfrage unter 1.000 Büroangestellten gaben 67 Prozent an, Nutzerfreundlichkeit sei für sie der wichtigste Aspekt bei der Auswahl einer Lösung.

So erleichtert eine intuitive Nutzerführung die Akzeptanz des Systems: Bedenken Sie, dass Ihre Mitarbeiter täglich mit dem DMS arbeiten. Schließlich ändern Sie mit einer DMS-Software nicht weniger als die Abläufe in der Abteilung. Hier erleichtert ein simples Bedienkonzept den Umgang und führt damit auch schnell zu den gewünschten Resultaten.

Digital ist noch nicht vernetzt

Ein weiterer Aspekt, der für den Erfolg eines DMS-Projekts ausschlaggebend ist, ist die Vernetzung. Seit Jahren kranken Betriebe daran, dass gerade im Hinblick auf IT-Entscheidungen zwar jede Abteilung für sich Verbesserungen erfolgreich umgesetzt hat, aber das große Ganze aus dem Blickfeld geraten ist. „Je mehr Daten erhoben werden, desto sinnvoller ist die Vernetzung“, bringt es Dr. Stefan Rief, Leiter des Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) auf den Punkt.

Achten Sie daher bei der Entscheidung für eine DMS-Lösung auf ihre Skalierbarkeit bzw.  Vernetzungsfähigkeit. Insbesondere wenn Sie mit einem Prozess und einer Abteilung starten, ist es wichtig, dass die Lösung nicht nur hier im Moment gut funktioniert.

Unterschiedliche Anforderungen an eine DMS-Lösung berücksichtigen

Andere Abteilungen haben oftmals ganz andere Anforderungen an ihre Dokumentenprozesse: Während sich die Buchhaltung etwa über eine revisionssichere Ablage freut, ist dem Marketing mitunter mehr am Thema Kollaboration gelegen. Eine gute DMS-Software bindet daher alle Unternehmensbereiche und Anforderungen ein. Zudem stellt die Skalierbarkeit der Lösung sicher, dass sich spätere Anforderungen mit abdecken lassen.

Wer Mitarbeiter befragt, der bekommt deutlich zu hören, dass genau hier vielerorts noch großer Handlungsbedarf besteht. In der aktuellen Studie „Arbeitsplatz der Zukunft“, die von KYOCERA unterstützt wurde, äußerten sich fast 1.100 Personen zu künftigen Arbeitsplatzkonzepten. Dabei wünschen sich 39 Prozent eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. 28,7 Prozent benennen als Problem, dass sich der Zugriff auf bestehendes Wissen innerhalb des Betriebs verbessern sollte.

Das verdeutlicht, dass viele Arbeitnehmer heute bereits erkennen, dass sich hier etwas ändern muss. „Erst eine unternehmensweite Vernetzung sorgt für die Durchgängigkeit von Prozessen, keine Brüche, keine Friktionen“, lautet das Fazit von Fraunhofer-Spezialist Stefan Rief.

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem E-Book: „Ade analog: Mit DMS und ECM zum Digital Office“.