Laut der Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ planen immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU), in das digitale Dokumentenmanagement (DMS) zu investieren. Mit der Einführung einer DMS-Lösung werden geschäftskritische Workflows nicht nur transparenter und flexibler: Indem Unternehmen eine digitale Dokumenteninfrastruktur etablieren, schaffen sie zugleich die Grundlage, um digitale Kundenerlebnisse zu schaffen.

Die Vorstellung klingt verheißungsvoll: Sämtliche Dokumente im Unternehmen liegen digital ab. Mitarbeiter können aus dem Home-Office oder vom Büroarbeitsplatz aus gleichermaßen schnell auf benötigte Informationen zugreifen und sie entweder allein oder im Team mit anderen bearbeiten. Damit erhöht sich nicht nur die Geschwindigkeit, mit der Vorgänge erledigt werden, auch die Transparenz nimmt zu. Dies führt nicht nur dazu, dass den Mitarbeitern mehr Zeit für konzeptionelle oder strategischere Aufgaben bleibt, auch der Kunde profitiert, indem er über seinen Prozessstatus automatisch Auskunft erhält oder mit dem Unternehmen in Dialog treten kann. Ein Unternehmen, in dem diese Zustände vorherrschen, hat einen wesentlichen Schritt in Richtung Digitalisierung absolviert.

Mittelstand hat Nachholbedarf bei DMS und ECM

Die gute Nachricht ist: Eine solche digitale Infrastruktur lässt sich bereits heute mit einem digitalen Dokumentenmanagement (DMS) realisieren. Die schlechte Nachricht ist: Aktuell werden solche Lösungen vorrangig von größeren Unternehmen eingesetzt. Der deutsche Mittelstand hängt hinterher. Laut Bitkom sind bis dato nur 11 Prozent des Mittelstands softwareseitig für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt. Die Potenziale einer einheitlichen, unternehmensweiten Dokumentenverwaltung werden kaum ausgeschöpft. Und das, obwohl die Resultate für sich sprechen: Laut Bitkom bescheinigen mittelständische Unternehmen, die Erfahrung im Umgang mit DMS-Software haben, eine Steigerung der Effizienz in dokumentenbezogenen Prozessen (ca. 90 Prozent der Teilnehmer). 75 Prozent stellen überdies eine Verbesserung der Daten- und Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten fest.

Woran liegt aber dieser eher verhaltene Einstieg ins Thema DMS? Wenn DMS-Lösungen derartige Vorteile bieten, warum nutzen erst so wenig Mittelständler die Möglichkeiten, die DMS ihnen bietet? Die Studie zeigt, dass die Antwort auf diese Frage eng mit typischen Eigenschaften des Mittelstands verknüpft sind: Bodenständigkeit, Pragmatismus und eine durchaus kritische Sicht auf die wirtschaftliche Notwendigkeit von IT-Investitionen. In Sachen DMS und Enterprise Content Management (ECM) hat sich der Mittelstand in der Vergangenheit daher offenbar vielfach zurückhaltend gezeigt – die große Mehrheit des Mittelstands arbeitet im Büro daher noch weitgehend analog.

Geschäftsführer und Entscheider gefordert

Dies muss sich ändern. Geschäftsführer und Entscheider in KMU müssen sich darüber bewusst werden, dass die Bereitstellung einer digitalen Dokumentenverwaltung mehr als nur ein Nice-to-have, sondern betriebswirtschaftliche Notwendigkeit ist!

Um die Einführung von DMS-Lösungen im Mittelstand zu forcieren, sind daher schnelle Erfolge wichtig. Anstatt sämtliche Prozesse auf einmal zu digitalisieren, sollten KMU sich zunächst auf einen Prozess konzentrieren, von dem aber viel Strahlkraft ausgeht: Für gewöhnlich sind hier besonders papierintensive Workflows wie etwa der Rechnungseingang geeignet. Dieser Prozess ist zum einen deswegen interessant, weil schon immer mehr Rechnungen elektronisch eingehen, und zum anderen, weil der Rechnungslauf bereits mehrere Abteilungen einbezieht.

Eine Rechnung wird zunächst mit einem Eingangsstempel versehen und geht dann zum Besteller zur Prüfung auf sachliche Richtigkeit. Der zweite Bearbeitungsschritt erfolgt dann in der Buchhaltung mit einer Prüfung auf rechnerische bzw. formale Richtigkeit. Im Controlling gibt es eventuell noch einen Abgleich mit dem Angebot. Danach kommt die Rechnung in den Rechnungslauf, bevor sie letztendlich archiviert wird und dort auf den Wirtschaftsprüfer wartet. Häufig nehmen also mehrere Bearbeiter ein solches Dokument in die Hand. Würde die Rechnung bei ihrem Weg durchs Unternehmen Kilometergeld erhalten: Sie wäre deutlich höher.

DMS-Einstieg in mehreren Schritten

Das Beispiel zeigt aber, welches Potenzial in digitalen Workflows steckt. Ist ein solcher Prozess einmal identifiziert, stellt sich dann natürlich die Frage: Wie lässt er sich schnell und einfach digitalisieren, um die angesprochenen raschen Erfolge zu erzielen? Hier kommt der Lösungsauswahl eine Schlüsselrolle zu: Die Implementierung von vielen gängigen DMS-Lösungen benötigt Zeit und Geld. Dies liegt in der Regel daran, dass in der Software selbst noch Anpassungen vorgenommen werden, die einen hohen Beratungsaufwand nach sich ziehen. Gerade in mittelständischen Unternehmen ein K.-o.-Kriterium.

Hier bietet KYOCERA Document Solutions mit dem KYOCERA Workflow Manager eine Lösung: Der KYOCERA Workflow Manager verfügt über vorkonfigurierte Standardmodule, mit denen sich die gängigsten Prozesse – wie etwa der Rechnungseingang – abbilden lassen. Die einzelnen Module sind sowohl einzeln als auch kombiniert einsetzbar. Die Software setzt dabei auf der Plattform nscale der Ceyoniq Group auf. Somit ist sie beliebig skalierbar. Sprich auch später lassen sich weitere Prozesse oder neue Anforderungen an das DMS realisieren. Auf diese Weise lassen sich nicht nur die angesprochenen schnellen Erfolge erzielen: Nach erfolgreicher Umsetzung in einer Abteilung kann die Software schnell in andere Bereiche ausgerollt werden. So geschehen beim Abfallentsorgungsverband Schwarze Elster. Der Betrieb wollte zunächst seine Rechnungsprozesse und die Dokumentenverwaltung zwischen zwei Standorten optimieren. Nach der Digitalisierung dieses Prozesses nutzte man den KYOCERA Workflow Manager, um die Abläufe in der Personalverwaltung sowie dem Kunden- und Vertragsmanagement zu automatisieren.

Mit dem KYOCERA Workflow Manager Dokumente effizient managen

Mitarbeiter bei DMS einbinden

Neben dem Fokus auf einen Prozess bzw. Bereich und eine skalierbare Software, die auch spätere Anforderungen abdecken kann, zeigt das Beispiel AEV Schwarze Elster auch einen dritten Punkt, der entscheidend ist, damit der DMS-Einstieg gelingt: die Einbindung der Mitarbeiter!

Eine neu eingeführte Technologie scheitert oft an mangelnder Akzeptanz bei Mitarbeitern. Die Projektleitung des AEV Schwarze Elster hat daher die Mitarbeiter, die letztendlich mit der Software arbeiten, frühzeitig involviert. So konnten diese ihre Verbesserungsvorschläge aktiv einbringen, was zum Erfolg des Projekts beitrug. Natürlich entscheidet auch die Usability über die Akzeptanz.

Aus diesem Grund sollten KMU zunächst mit einer Testpilotierung starten, um zu sehen, ob der Umgang mit einer Lösung nicht nur in der Theorie, sondern auch im Alltag funktioniert. Ist die Software implementiert und sind die Dokumentenprozesse optimiert, sollte man zudem nach einer gewissen Zeit die Einführung und die bisherigen Erfahrungen mit dem DMS bewerten.

Auch hier ist das Feedback der Mitarbeiter hilfreich. Gemeinsam lassen sich so Ziele erarbeiten, um den Einsatz von DMS und ECM auszubauen und andere Abteilungen von digitalen Workflows zu überzeugen. Denn auch beim Thema DMS gilt: Stillstand ist der Tod.

Weitere Informationen dazu, wie der DMS-Einstieg gelingt, finden Sie auch in unserem kostenfreien E-Book „Ade analog: Mit DMS und ECM zum Digital Office“.