Unser Leben ist digital. Das verändert auch die Art, wie wir Informationen archivieren. Papierne Dokumente sind gerade für den deutschen Mittelstand nach wie vor wichtig, wie eine aktuelle Untersuchung des Marktforschungsinstituts IDC zeigt. Fest steht jedoch: Die papierne und digitale Welt muss zu einer Einheit zusammenfließen, um den Überblick über die Flut an Informationen aus allen Kanälen zu behalten und sie möglichst nutzbringend zu archivieren.

In früheren Zeiten gab es diese Herausforderungen noch nicht: Damals hat die industrielle Revolution den Menschen nicht nur eine Vielzahl von Maschinen beschert, sondern auch der Verwaltung einen gehörigen Schub verpasst. Das Büro, oder das „Bureau“, wie es damals noch geschrieben wurde, rückte immer mehr in den Fokus der damals aufstrebenden Unternehmen.

Die neuen Produkte aus den Stahlschmieden in Deutschland und England wurden europaweit, ja sogar weltweit verkauft. Entsprechend schnell musste die Buchhaltung mitwachsen. Regale voll mit Kladden und später randvoll mit Aktenordnern füllten die Räume, um alle geschäftlichen Vorgänge zu erfassen und zu dokumentieren. In den heute bekannten Standardordner passen rund 600 Seiten Papier, das entspricht einer Speicherkapazität von rund neun Megabyte, würde man die Anzahl der beschriebenen Seiten als Microsoft-Word-Dokumente speichern.

Adieu Aktenorder

Eine durchschnittliche Bürowand mit Aktenregalen kann rund 300 dieser Ordner beherbergen, was einem Datenaufkommen von 2,7 Gigabyte entspricht. Eine Datenmenge, die heute bequem auf einem USB-Stick Platz findet.

In den 70er Jahren des letzten Jahrhunderts, als Computer begannen, die Verwaltungen größerer Unternehmen zu erobern, waren dafür noch ganze Räume mit Bandlaufwerken erforderlich. Selbst die etwas später folgenden Festplatten waren extrem klobig und konnten nur 20 Megabyte beherbergen. Dennoch stellten sie einen ungeheuren Fortschritt dar. Nicht nur dass sie den Speicherplatz gegenüber dem klassischen Aktenordner deutlich verdichteten, sie boten auch mit mittleren Zugriffszeiten von rund 20 Millisekunden die Möglichkeit, bestimmte Daten schnell zu suchen. Im Vergleich zum papiernen Pendant waren sie damit schnell.

Beschleunigte Prozesse

In Büros hat in den letzten Jahren ein grundlegender Wandel der Arbeitsweise stattgefunden. Immer mehr Informationen müssen mit immer mehr Kanälen koordiniert werden – und das in möglichst kurzer Zeit. Das Informationsmanagement ist dadurch sehr vielschichtig und auch anspruchsvoll geworden. Viele Prozesse, die früher einfach nacheinander abliefen, werden heute zunehmend parallelisiert. Das führt natürlich nicht nur zur Verdichtung der Informationen, sondern auch der dazu erforderlichen Arbeitsabläufe – und damit auch zu neuen Anforderungen an die Aufbewahrung bzw. Wiederauffindbarkeit von Informationen. Kurzum: Der Bedarf an Speicherplatz wächst.

Speicheranforderungen wachsen exponentiell

Ob in Unternehmen, Forschungseinrichtungen oder auch in privaten Haushalten: Die abgelegten Datensätze werden immer komplexer. So werden beispielsweise im Maschinenbau heute nicht einfach Pläne digitalisiert – vielmehr werden ergänzend aufwendige und datenintensive 3D-Animationen erstellt, um die Funktionsweise des Maschinenteils schon vor der Fertigung zu visualisieren.

Je mehr Abläufe erfasst werden, je mehr Informationen kontextbezogen gespeichert werden, desto schneller wächst die Datenmenge an. Schätzungen zufolge sollen es bereits bis 2020 unvorstellbare 44 Billionen Gigabyte an Daten sein. Zur Erinnerung: Das entspricht mehr als 4,8 Billiarden der oben bemessenen Ordner. Zudem stoßen herkömmliche Speichermedien schnell an ihre Grenzen, weil sie im Schnitt höchstens 100 Jahre haltbar sind. Dadurch wird regelmäßiges Umspeichern der Daten erforderlich, damit sie nicht auf Dauer verloren gehen.

Rund die Hälfte der Unternehmen hat nicht geprüft, ob die Wiederherstellung des gesicherten Datenbestands mit den vorhandenen Sicherungen möglich ist.. Quelle: Statista 2017

Auch der benötigte Raum für die riesigen Speicherberge wird auf Dauer knapp: Immerhin ist derzeit rund ein Kubikmillimeter Platz erforderlich, um zehn Gigabyte zu speichern. Gefragt sind daher Speichermöglichkeiten, die noch mehr Daten auf noch geringerem Raum ablegen können. Und das möglichst für eine lange Zeit ohne Qualitätseinbußen oder gar Datenverluste.

Die Zukunft wird noch kompakter

Medien mit größerer Speicherdichte stehen bereits in den Startlöchern. So wurde von der Universität Southampton bereits ein Speicher auf einer Glasscheibe entwickelt, der den Durchmesser eines Zwei-Euro-Stücks hat, aber rund 360 Terabyte speichern kann. Das entspricht der Kapazität von rund 120 handelsüblichen 3,5-Zoll-Festplatten. Der Speicher arbeitet im Bereich der Nanostrukturen. Bereits 2013 war es den Forschern gelungen, 300 Kilobyte Daten in 5D zu speichern.

Um große Datenmengen für lange Zeit auf kleinstem Raum speichern zu können, haben Wissenschaftler sogar die DNA als Speichermedium ins Visier genommen, und das bereits heute mit einigem Erfolg. So ist es Forschern von Microsoft erst vor Kurzem gelungen, 200 Megabyte Daten in DNA zu speichern und die Entwicklung schreitet rasant voran. Schätzungen zufolge soll die Technik bereits in zehn Jahren verfügbar sein. Die Vorteile wären bahnbrechend: Immerhin halten in DNA abgelegte Informationen quasi ewig, wie beispielsweise die Funde von Dinosauriern beweisen.

Ob Glasplatte, DNA oder andere Entwicklungen, eines ist jetzt schon sicher: Bereits in naher Zukunft werden Wissenschaftler neue und innovative Lösungen für die Datenspeicherung entwickelt haben. Dann kann beispielsweise eine Billion Terabyte, also ein Yottabyte, auf der Fläche eines Daumennagels gespeichert werden. Das bedeutet viel Platz im Aktenschrank der Zukunft.

Weitere Informationen zur Speicherung von Daten finden Sie auch in unserem E-Book: AUF NUMMER SICHER GEHEN – SIEBEN TIPPS FÜR DIE ARCHIVIERUNG VON DOKUMENTEN