Flexibler, mobiler, nachhaltiger: Diese drei Faktoren bestimmen immer mehr die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten. In ihrem Gastbeitrag gehen Stefan Rief und Mitja Jurecic vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) der Frage nach, was sich bei der Gestaltung von sogenannten Smart Workplaces zu beachten gilt. 

Hat man in den vergangenen Monaten die Diskussion in den Medien und Unternehmen verfolgt, wird offenbar, dass wir uns bereits mitten im Wandel unserer Arbeitswelt befinden und an allen Ecken und Enden eine Veränderung stattfindet. Magazine füllen sich mehr und mehr mit Bildern neuartiger, bunter Büroarbeitswelten. Kaum eine Woche vergeht, in der wir keine neuen Nachrichten aus Politik und Wirtschaft zur Regelung der ständigen Erreichbarkeit von Mitarbeitern erhalten. In den betrieblichen Gremien wird heftig über moderne Vereinbarungen zu Home-Office, mobiler Arbeit und flexibler Arbeitsplatznutzung diskutiert und gerungen.

Keine Frage: Die Diskussion um die neue Arbeitswelt im und um das Büro hat die breite Masse der Unternehmen und Mitarbeiter erreicht. Zahlreiche Unternehmen entwickeln bereits Arbeitsumgebungen mit und für ihre Mitarbeiter und verbinden damit Ziele wie z. B. die Steigerung von Attraktivität, Motivation und Leistung.

Mitarbeiter fordern Flexibilisierung

Blickt man ein wenig zurück, so kann man feststellen, dass die Veränderung unserer Arbeitswelt und Arbeitsweise in der vergangenen Dekade überwiegend unternehmensgetrieben war. Globalisierung und verteilte Wertschöpfung, Innovations- und Wettbewerbsdruck sowie weitere Faktoren spiegeln sich in flexibleren Arbeits- und Organisationsformen wider. Diese veränderten Anforderungen − getrieben und zugleich ermöglicht durch die Digitalisierung und Technologisierung – sind bis heute und auch zukünftig gültig. Allerdings lässt sich eine neue, weitere Komponente feststellen, die unserer Überzeugung nach zur weiteren Flexibilisierung und Mobilisierung unserer zukünftigen Arbeitswelt beitragen wird: Der Anteil und das Bedürfnis der Mitarbeiter in unseren Belegschaften nach einer autonomeren, selbstbestimmteren Gestaltung ihrer Arbeits- und Leistungserbringung werden deutlich ansteigen.

Diskrepanz zwischen gewünschter und gebotener Flexibilität

Häufig wird der sogenannten Generation Y, also der umworbenen jüngeren Generation an Berufsstartern und jungen Arbeitnehmern, das Bedürfnis nach einer flexiblen, selbstbestimmten Arbeitsweise zugeschrieben. Das bestätigen auch zahlreiche Untersuchungen zu dieser Altersgruppe. Betrachtet man zudem eine international durchgeführte Studie, die von Johnson Controls durchgeführt wurde, wird offenbar, dass es sich bei dem Wunsch nach flexiblen Arbeitsformen nicht nur um ein „Jugendphänomen“ handelt – im Gegenteil.

Glaubt man den Ergebnissen, pendelt der Anteil der Personen, die flexible Arbeitsformen bevorzugen, über alle Altersklassen ab 25 Jahre hinweg um einen Wert von 70 Prozent. Gleichzeitig wurde in der Studie eine deutliche Diskrepanz zwischen der gewünschten und der durch die Unternehmen gebotenen Flexibilität festgestellt. In einer flexibleren, individualisierten Arbeitsgestaltung scheinen also noch einige Begeisterungsmerkmale für ein Unternehmen aus Sicht der Mitarbeiter im Verborgenen zu liegen.

Beruf im Einklang mit dem Lebensstil

Betrachtet man die Entwicklung der Flexibilisierung von Büro- und Wissensarbeit, so lässt sich feststellen, dass diese in der vergangenen Dekade vorwiegend von den Unternehmen vorangetrieben wurde. Für die Zukunft erwarten wir eine starke, von den Mitarbeitern vorangetriebene Flexibilisierungswelle. Auslöser ist das Bedürfnis, die Karriere und das Berufsleben optimal mit dem individuellen Lebensstil in Einklang zu bringen.

Infolge dieser Entwicklung werden wir zukünftig sehr individuelle und dynamisch veränderliche Modelle in der Gestaltung von Arbeit erleben. Allerdings muss man sich auch zu Recht die Frage stellen, ob eine solche räumlich und zeitlich flexible Arbeitsweise tatsächlich die gewünschten Effekte auf Wohlbefinden, Motivation und natürlich auch Leistung hat oder diese ggf. auch kontraproduktiv wirken könnte. Im Kontext der Gestaltung von Arbeits- und Büroumgebungen drängt sich natürlich die Frage auf, welche Rolle das Büro in einer solch hyperflexiblen Arbeitswelt noch spielt. Lohnt es sich überhaupt noch sich mit der Konzeption und Gestaltung von Büroarbeitsumgebungen auseinanderzusetzen, wenn die Mitarbeiter doch weniger Zeit im Büro verbringen werden?

Zufriedenheit mit Büroatmosphäre entscheidet

Verschiedene Untersuchungen haben gezeigt, dass die positive Wirkung der Büroumgebung auf so essenzielle Erfolgsfaktoren wie Motivation, Wohlbefinden und Leistung von Mitarbeitern in einer immer stärker mobil und flexibel werdenden Arbeitswelt nicht an Einfluss verliert. Im Gegenteil lässt sich feststellen, dass die Zufriedenheit mit der Büroumgebung auf wesentliche Erfolgsfaktoren höhere Einflussstärken aufweist als eine flexible Arbeitsweise an sich. Das bedeutet aber auch, dass Bürogestaltung in einer flexibilisierten Welt noch viel bewusster, professioneller und vor allem zielgruppenorientierter angegangen werden muss als in der Vergangenheit.

Unsere Forschungsergebnisse zeigen, dass die Konzeption und Gestaltung einer optimalen Büroarbeitsumgebung auch oder gerade in einer flexibilisierten, stark selbstbestimmten Arbeitsweise einen wesentlichen Beitrag zum Arbeitserfolg und Wohlergehen von Organisation und Individuum darstellt. Wir müssen zukünftig die Arbeitsumgebung als den Mix aus unterschiedlichen Orten der Leistungserbringung verstehen lernen, der die Büroumgebung im Unternehmen, das Büro zu Hause, beim Kunden, unterwegs und an sonstigen Orten umfasst. Dementsprechend gilt es, die Büroumgebung im Unternehmen in einer Weise zu konzipieren und weiterzuentwickeln, dass unterschiedliche Arbeitstypologien und deren Anforderungen bestmöglich unterstützt.

Nur wenn die Büroumgebung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Mix der unterschiedlichen Arbeitsorte attraktiv, d. h. nicht nur gestalterisch, sondern auch erlebbar motivations- und produktivitätssteigernd ausgebildet sein wird, wird diese genutzt und kann ihre positive Wirkung entfalten. Zudem gilt es bei der Konzeption von Arbeits- und Büroumgebungen zu antizipieren, welche Entwicklungen die Zukunft bringt – im Hinblick auf neue Arbeitsorte wie die Entwicklung und Nutzung von Coworking-Spaces, neuer Technologien wie z. B. Sprachinteraktion im Büro oder das Angebot von Arbeitsplätzen mit großformatigen digitalen Arbeitsflächen in zwei Ebenen.