Das papierlose Büro kommt – dessen ist sich unser Autor Alex Schreiner sicher. Als Blogger und digitaler Nomade arbeitet er bereits weitgehend papierlos. Über die Vorteile digitaler Arbeitsweisen schreibt er in diesem Gastbeitrag.

Trotz zunehmender Digitalisierung im Büroalltag beherrschen Papierberge nach wie vor den Großteil der deutschen Schreibtische. Hinzu kommt: Etwa 244 Kilogramm Papier verbraucht der Durchschnittsdeutsche pro Jahr – im Büro und privat. Doch wie kommt es dazu? Warum haben Laptops, Smartphones und Tablets jegliche Papierdokumente nicht längst aus dem Arbeitsalltag verdrängt?

Wir sind den Umgang mit Papier gewohnt

Es heißt, der Mensch sei ein Gewohnheitstier. Und womöglich ist das ein maßgebliches Argument: Seit Generationen sind wir Papier gewohnt. Wir lesen und schreiben auf Papier, versenden Briefe in Papierumschlägen, verpacken Geschenke in – Sie ahnen es – Geschenkpapier, und trotz Amazon Kindle, Tolino und Co. füllen Buchhandlungen nach wie vor zwei bis drei Etagen mit herkömmlich gebundenen Büchern.

Papier ist überall. Im Grunde möchten wir nicht darauf verzichten. Schließlich kann gerade ein kahler Arbeitsplatz, den nur ein kleiner mobiler Laptop schmückt, ziemlich kühl wirken. Mit dem nötigen und gewohnten „Papierkram“ jedoch wirkt jeder Schreibtisch gleich viel dynamischer. Man könnte meinen, ein wenig Papier verleihe dem allgemeinen Büroalltag etwas Lebhaftes, das digitale Geräte nicht mitbringen.

Als Rechtfertigung genügt das jedoch nicht. Wer sich einmal auf ein vollständig digitales Arbeiten einlässt, stellt fest: Papier ist nicht nur leicht aus unserem Büroalltag wegzudenken, sondern sogar durch simple und bessere Alternativen zu ersetzen.

Digital vs. Gedruckt: die Vorteile des papierlosen Büros

Es gibt eine Reihe passender Beispiele, die belegen: Digitale Arbeitsweisen haben sich im Vergleich zur herkömmlichen Zettelwirtschaft längst bezahlt gemacht. So wird etwa die Organisation und Dokumentation einer Projektarbeit im Team über Software wie Trello oder Slack abgewickelt. Klassische Pinnwände oder To-do-Listen haben derweil ausgedient – und werden kaum vermisst.

Auch die Lesegeschwindigkeit sowie die Informationsaufnahme an Bildschirmen ist einem Versuch der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zufolge mit der Papiervariante gleichauf. Jegliche Recherche kann demnach online sowie anhand von Magazinen, Büchern und Co. in derselben Geschwindigkeit und Intensität betrieben werden. Auch in diesem Bereich hinterfragt niemand mehr die Vorteile der digitalen Recherche und Information.

Technologien verdrängen Papierdokumente

Knifflig wird es hingegen in Bereichen wie der Projektskizzierung und bei kreativen Entwürfen: Hier wirkt Papier oft als das komfortablere Medium, da in wenigen Minuten jegliche Ideen ungefiltert niedergeschrieben oder aufgezeichnet werden können. Jedoch sind auch in diesem Fall Trends erkennbar, die dem Papier seinen derzeitigen Rang ablaufen werden: Tablets beispielsweise werden nicht nur immer größer, sondern bieten – wie etwa Apple mit seinem Apple Pencil – immer einfachere Methoden, um das klassische Papier-Brainstorming zu ersetzen.

Dass die digitale Revolution unseren Papierkram nicht verschont, leuchtet ein. Dass sie allerdings bereits das Faxen oder Versenden von Briefen vor langer Zeit ausgehebelt und durch Chats und Mails ersetzt hat, gerät oft in Vergessenheit. An diesem Beispiel wird deutlich: Früher oder später trifft es auch jeden anderen Winkel unserer heutigen Arbeitsweise – völlig egal, ob der Schreibtisch anschließend kühler wirkt oder nicht. Die einzig legitime Frage lautet: Wann ist es so weit?

Die Zeit läuft

Papierbasierte Dokumente lassen sich also durch entsprechende Software- oder Dokumentenmanagement-Lösungen bereits digital abbilden. Doch auch wenn die Diskussion um das papierlose Büro bereits seit mehreren Jahrzehnten anhält: Völlig von Ihrem Arbeitsplatz verabschieden wird sich das Papier aus dem Büro nicht – werden sich zumindest rechteckige und quadratische Notizblöcke, Post-Its und Co. nicht allzu schnell.

Denn, zugegeben: Selbst ich als digitaler Nomade nutze auf die Schnelle eher einen kleinen Notizzettel, als das Smartphone zu zücken oder Alexa aus dem Schlummermodus zu wecken. Trotz Trello, Slack und anderer toller digitaler Tools. Aus purer Gewohnheit.

Nicht etwa, weil es praktischer wäre. Selbstverständlich ist ein kleiner Zettel samt Stift schnell zur Hand. Ebenso zügig funktionierte aber auch eine Aufforderung an Siri oder Alexa: „Erinnere mich am Dienstag daran, meinen neuen Artikel hochzuladen und zuvor zu korrigieren.“ Und beide Sprachassistenten sind garantiert zuverlässiger als mein im Zweifel schwer auffindbarer Notizzettel.

Aus der Hand in den Verstand

Dennoch hat sie etwas Sicheres, diese kleine Notiz. Ob man es nun mit „aus der Hand in den Verstand“ begründen möchte oder es schlicht daran liegt, dass ich die schnell gekritzelten Buchstaben jederzeit vor Augen habe. Es wird einen Grund geben. Und dieser ist vermutlich zutiefst menschlich. Auf einer Ebene, die Alexa womöglich nie verstehen könnte.

„Offizielle“ Dokumente, ausgedruckte Word-Dateien oder PowerPoint-Folien in Papierform werden derweil schneller digitalisiert. Schneller, als es Ihnen womöglich lieb ist. Und darauf gilt es sich einzustellen. Einerseits privat, da beispielsweise die Zahl der Printmagazine rapide abnimmt. Insbesondere jedoch beruflich. Denn wo effektiver gearbeitet werden kann, wird effektiver gearbeitet werden. Und das bedeutet wohl oder übel das Aus fürs Papier.

New Work: Alex Schreiner in unserem Podcast

Alex Schreiner ist Blogger und arbeitet als digitaler Nomade. In unserem Podcast-Format digiTALK war er zudem zu Gast und diskutiert über die Frage, wie sich Büroarbeit in den kommenden Jahren ändert.

Die Zukunft der Dokumente

All das heißt natürlich nicht, dass Sie von heute auf morgen Ihren Drucker ausstöpseln, entsprechende Papierbestellungen stornieren und Ihren Arbeitsplatz vom Papier befreien sollten. Doch einen schleichenden Prozess einzuleiten, gar einen Versuch zu starten, ist sicher nicht falsch.

Starten Sie also eine papierlose Affäre – und digitalisieren Sie lediglich einen Bereich Ihrer täglichen Arbeit. Finden Sie heraus, wie Sie völlig papierlos zurechtkommen und welche Hürden Sie zu überwinden haben. Funktioniert Ihr Experiment, wagen Sie den nächsten Schritt und gehen den nächsten Bereich an.

Prognose: Auf lange Sicht wird das Büro papierlos

So finden Sie einen Zugang zu diesem beruflich eher unliebsamen Thema. Denn Fakt ist: Auf lange Sicht wird auch Ihr Arbeitsplatz papierlos sein. Nicht heute, nicht unbedingt morgen. Doch dank digitaler Lösungen werden Sie Schritt für Schritt bemerken, wie simpel eine vollkommen digitale Arbeitsweise funktionieren kann. Gehen Sie also mit der Zeit. Seien Sie anfangs nicht zu radikal. Und nicht zu streng mit sich selbst. Denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Daran ändert auch die Digitalisierung nichts.

Mehr Informationen, wie Sie mittels Dokumentenmanagement-Lösungen das papierlose Büro Realität werden lassen, finden Sie in unserem Leitfaden Das papierlose Büro.