Die meisten Informationen im Unternehmen werden dokumentenbasiert weitergegeben. Dabei sind natürlich häufig Informationen, die nur für einen bestimmten Personenkreis zugänglich sein sollten. Doch was ist eigentlich ein vertrauliches Dokument und wie stelle sicher, dass unberechtigte keinen Zugriff erhalten. 

Alpträume im Büro gehen so: In einer privaten E-Mail vertraut man dem Chef seine gesundheitlichen Probleme an. Eine Stunde später beruft der Chef eine Teambesprechung ein und unterrichtet die gesamte Abteilung über das Thema. Oder: Der romantische Liebesbrief rutscht aus der Tasche und gerät in die Hände eines besonders lustigen Kollegen. Im Nullkommanichts kennt das ganze Büro den Inhalt des Briefes und amüsiert sich königlich.

Vertrauliche Dokumente können großen Schaden anrichten, wenn sie in die falschen Hände gelangen. Leidtragende sind im privaten Bereich einzelne Mitarbeiter, im geschäftlichen Kontext ganze Abteilungen und Unternehmen.

Aber was sind eigentlich vertrauliche Dokumente? Zählen Geschäftsbriefe dazu? Ist die hingekritzelte Notiz des Chefs auf seinem Schreibtisch vertraulich? Wie sieht es bei Mails zwischen Kollegen aus? Die einfachste Antwort lautet: Vertraulich sind alle Dokumente, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Damit ist viel gesagt, aber noch längst nicht alles.

Tagebücher: Vertrauliche Dokumente mit langer Tradition

Eines der privatesten Dokumente überhaupt ist das Tagebuch. In seiner Reinform gibt es nur eine einzige Person, die darin lesen darf, nämlich der Verfasser selbst. Tagebuchschreiben ist eine alte Disziplin, die in Europa seit dem Ende des Mittelalters betrieben wird. Damals wurde Papier erschwinglich und die Menschen entwickelten ein stärkeres Ich-Bewusstsein. Sie begannen, ihre Erlebnisse und Gedanken in Tagebüchern zu notieren.

Auch heute noch gibt es diese Form des privaten, vertraulichen Tagebuchs, während parallel viele offene Formen entstanden sind. Reisejournale, nautische Logbücher und Literaturtagebücher fanden ihren Weg in die Gesellschaft. Im 21. Jahrhundert stellen Menschen ihre Gedanken per Weblog ins Internet und präsentieren sich mit Fotos und Filmen – zumindest potenziell – der gesamten Weltöffentlichkeit. Oder sie treffen sich zu Veranstaltungen, die Diary Slams genannt werden, und lesen zur Belustigung anderer Auszüge aus ihren Jugendtagebüchern vor. Damit heben sie die Vertraulichkeit ihrer Tagebücher bewusst auf.

Diese Entwicklung illustriert eindrücklich, welchen Wandel Privatheit und Öffentlichkeit erfahren haben. Was früher als streng vertraulich galt, muss es heute nicht mehr sein. In den sozialen Medien erlauben zahllose Menschen sowohl Freunden als auch Fremden freiwillig tiefe Einblicke in ihr Privatleben – in vergangenen Zeiten ein Ding der Unmöglichkeit. Inzwischen erstarkt aber auch wieder der gegenläufige Trend, die eigene Privatsphäre in den sozialen Netzwerken besser zu schützen.

Rechtsnormen schützen vertrauliche Dokumente

Anders als im privaten Bereich hat die Geschäftswelt keinen derart gravierenden Wandel von Nähe und Distanz durchlaufen. Gesetze und Richtlinien regeln den Umgang mit vertraulichen Dokumenten. Geschäftsgeheimnisse dürfen weder schriftlich noch mündlich weitergegeben werden. Es gilt das Briefgeheimnis für Postsendungen jeder Art und das Fernmeldegeheimnis für Telefonate und E-Mails. Eine Verletzung dieser Rechtsnormen kann strafrechtliche Konsequenzen haben.

Damit es nicht dazu kommt, lassen sich einige Vorkehrungen treffen. Die richtige Verschlüsselung und digitale Rechteverwaltung spielen dabei eine große Rolle. Zusätzlich ist es wichtig, verbindliche Richtlinien zu schaffen, um alle Mitarbeiter – und natürlich auch den Chef – für das Thema zu sensibilisieren.