In jedem dritten Unternehmen droht Wissensverlust, wenn Mitarbeiter ausscheiden oder über längere Zeit krank sind. Dies hat eine Statista-Umfrage im Auftrag von KYOCERA ergeben. Das Dokumentenmanagement (DMS) kann helfen, dem vorzubeugen.

Jedes Unternehmen braucht Mitarbeiter, die mitdenken und nach Möglichkeit echte Spezialisten in ihrem Bereich sind. Doch wenn Mitarbeiter krankheitsbedingt länger ausfallen oder das Unternehmen verlassen, sollte deren spezifisches Wissen im Unternehmen und nicht nur im Kopf der Fachkraft sein. Das gilt es zu vermeiden! Gerade in Zeiten, in denen Wissen eine zentrale Ressource des Unternehmens ist, sollten alle relevanten Informationen so dokumentiert sein, dass sie dem Unternehmen jederzeit zur Verfügung stehen. Denn Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt.

Gefahr durch Wissensverlust

Hier besteht im deutschen Mittelstand Verbesserungsbedarf: Nur 27 Prozent der Befragten gaben in der Statista-Untersuchung „Wissensmanagement in deutschen Unternehmen“ an, dass ihr Wissen so dokumentiert ist, dass Kollegen bei ihrem Austritt oder Ausfall sofort weiterarbeiten könnten. In jedem dritten Unternehmen (38 Prozent) wären Informationen verloren oder zumindest nur sehr zeitaufwendig zu finden.

Organisationales Wissensmanagement kann helfen, diesem Dilemma zu entgehen. Das Ziel besteht darin, das Know-how nachhaltig in der Organisation zu sichern. Die Voraussetzung dafür liegt in einer Unternehmenskultur, die das Teilen von Wissen aktiv fördert. Denn Wissen ist bekanntlich die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt. Wichtig sind dafür transparente Prozesse, die sich reibungslos in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter integrieren lassen. Sie sollen Verfahren zur Wissenssicherung und –weitergabe nicht als Mehraufwand empfinden, sondern als Mehrwert wahrnehmen. Nur so gelingt es, dass die Bereitschaft, Wissen zu teilen, Teil der Unternehmenskultur wird: Wissensmanagement funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter bereitwillig ihr Wissen preisgeben – ohne dass die Angst mitschwingt, sich dadurch überflüssig zu machen oder bei Fehlern bloß gestellt zu werden.

Mit DMS dem Wissensverlust entgegenwirken

Ein geeigneter Weg, den Wissensverlust zu vermeiden, ist das Dokumentenmanagement. Dieses trägt dazu bei, dass Informationen wie Vertragsdaten, Projektstatus, Lieferbedingungen usw. nicht mehr nur in den Köpfen oder den Ordnern der Mitarbeiter zu finden sind: Dokumente werden zentral abgelegt und können durch intelligente Suchfunktionen schnell gefunden werden. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) schaffen eine zentral Ordner- und Ablagestruktur, die es allen berechtigten Mitarbeitern erlaubt, ohne Suchaufwand auf alle Dokumente zuzugreifen, die sie benötigen.

Für eine erfolgreiche DMS-Einführung sollten Sie auf folgende Dinge achten:

1. Binden Sie bei der Auswahl einer DMS-Lösung frühzeitig Ihre Mitarbeiter ein! Diese müssen mit der Software arbeiten. Daher ist es wichtig, dass der Umgang mit der Software keinen Mehraufwand bedeutet, sondern die Arbeit sinnvoll unterstützt.

2. Wenn Sie eine Lösung in Betracht ziehen: Setzen Sie zunächst einen Piloten auf. So erfahren Sie, ob die Software den Anforderungen in den einzelnen Abteilungen im Alltagsgeschäft tatsächlich gerecht wird. Achten Sie zudem auf Aspekte wie die einfache Nutzerführung: Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Lösung nutzen, um Wissen zu teilen!

3. Beginnen Sie die Einführung in Teilbereichen. So riskieren Sie nicht, in zu vielen Baustellen verloren zu gehen. Starten Sie zum Beispiel in der Personalabteilung, dem Vertrieb oder der Buchhaltung. Die hier gemachten Erfahrungen helfen Ihnen, dann sukzessive eine Wissensdatenbank im ganzen Unternehmen zu etablieren. Achten Sie zudem unbedingt darauf, dass die Lösung zukunftssicher ist und sich auch zukünftige Anforderungen mit ihr abdecken lassen.

Wissensaustausch als Teil der Unternehmenskultur

Was mit einer Wissensdatenbank bzw. einem DMS  in der Regel nicht dokumentierbar ist, sind die kleinen Tricks im Arbeitsalltag, die über die Jahre im unmittelbaren Umgang mit der Materie erworben wurden. Dieses Wissen lässt sich in den meisten Fällen nur im persönlichen Gespräch zwischen der erfahrenen Fachkraft und dem Nachfolger weitergeben. Bekannt ist beispielsweise die Wissensstafette: Sorgen Sie dafür, dass die Wissensträger häufig mit anderen über die Feinheiten ihrer Arbeit sprechen!
Wie immer ist auch beim Thema Wissensmanagement Vorbeugen besser als Heilen: Minimieren Sie das Risiko, dass mehrere hochqualifizierte Wissens- und Leistungsträger gleichzeitig ihren Hut nehmen, indem Sie eine Arbeitsumgebung schaffen, in der die Leistungsbereiten belohnt werden. Kreative Entfaltungsmöglichkeiten, sinnvolle Prozesse, die Möglichkeit, selbstverantwortlich zu arbeiten und ein faires Gehalt binden Wissen in Ihrem Unternehmen auf lange Sicht am besten.

Mitarbeitermotivation steigern

Auch hier kann das DMS einen Beitrag leisten: Der Frust von Mitarbeitern wegen der langwierigen und bisweilen nervtötenden Suche nach einer wichtigen Information gehört schnell der Vergangenheit an. Da einmal implementierte Lösungen für das Dokumentenmanagement den Mitarbeitern jederzeit und überall zur Verfügung stehen, ist außerdem das Arbeiten im Homeoffice oder unterwegs ohne Einschränkungen möglich. Das ist ein weiterer, überaus wichtiger Aspekt: Laut einer Studie von Hays aus dem Jahr 2017 sind flexible Arbeitszeiten und Mobile Working wesentliche Faktoren, die zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Somit lässt sich quasi eine positive Kettenreaktion in Gang setzen: Ein smartes Wissensmanagement vermeidet nicht nur die mühselige Suche nach wichtigen Informationen, sondern sorgt unter dem Strich sogar dafür, dass Wissensverlust – durch das Ausscheiden eines Mitarbeiters – immer seltener stattfindet.

Wissensmanagement mit DMS

Sie wollen das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen verbessern? Dann schauen Sie sich jetzt unseren Webcast an. Darin verrät unser DMS-Experte Frank Strotmann, wie Sie mit dem KYOCERA Workflow Manager eine Wissensplattform aufbauen. Natürlich können Sie auch direkt einen unverbindlichen Beratungstermin per Email () oder per Telefon unter 0800 187 1877 vereinbaren.